The ERP Project Leader's Quiz

กล่าวนำ
สำหรับคุณที่ต้องการเติบโตในเส้นทาง "ผู้นำโปรเจกต์"
ความรับผิดชอบในหน้าที่นี้เป็นสิ่งที่มหัศจรรย์มาก
"เราเป็นผู้เปลี่ยนแปลงชีวิตการทำงานของผู้คนให้ดีกว่าเดิม"
เราจะเปลี่ยนภาระงานซ้ำซากที่น่าเบื่อให้กลายเป็นอัตโนมัติ
เป็นโอกาสที่หาได้ไม่ง่ายนัก ในภาระหน้าที่อื่น
โอกาสที่จะได้ส่งมอบสิ่งดีๆ ให้ผู้คนอย่างนี้

แต่ความรับผิดชอบการพัฒนาระบบเช่นนี้
ก็ยากเย็น พอๆ กับ ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
การประสานหน่วยงานต่างๆ เข้าด้วยกัน
ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงมหาศาล
ทุกคนต้องมอบความไว้วางใจให้คุณ
ผู้สัญญาว่าจะพาพวกเขาไปสู่ชีวิตที่ดีขึ้น

สุดยอดผู้นำโปรเจกต์ ไม่ได้เป็นกันได้ง่ายๆ
ต้องเรียกว่า โคตรยาก
กว่า 50% ล้มเหลวในการพัฒนาระบบ ERP ของตัวเอง
มีเพียง 18% ของ SME ที่สามารถขึ้นระบบที่ซับซ้อนได้
ในทางกลับกัน ประสบการณ์แต่ละครั้งจะทำให้เราเติบโต

โดยการทำให้โปรเจกต์พัฒนาไปอย่างราบรื่น
ควบคุมให้อยู่ในแผนและงบประมาณได้
Odoo กำลังเข้ามาตอบสนองความต้องการของตลาด ERP
ตลอด 5 ปีที่ผ่านมา กว่า 95% ของงานพัฒนาระบบ
เราประสบความสำเร็จ ขณะที่ผู้ให้บริการอื่นไม่เป็นอย่างนั้น
...

ถอดความบางส่วนจากคู่มือ Implementation Methodology ของ Odoo ถ้าคุณอยู่ในแวดวง ERP อยากชี้ชวนมาให้ลองหาอ่านกัน
 
เหตุผลหนึ่งที่ทำให้ผมอินกับบทความนี้ คงอยู่ที่แนวคิดที่ว่าการส่งมอบ ERP ที่ประสบความสำเร็จนั้นต้องประกอบด้วยตัวซอฟต์แวร์ที่ดี กับการปรับระบบให้สอดคล้องกับธุรกิจผู้ใช้งาน ซึ่งไม่อาจขาดส่วนใดส่วนหนึ่งไปได้
 
แนวคิดสำคัญของการปรับระบบของเขา พยายามให้อยู่ในส่วนของการตั้งค่าหรือปรับจูนในขอบเขตที่โปรแกรมมีไว้ให้แล้ว ไม่ใช่การที่เอะอะอะไรก็เอาโปรแกรมเมอร์มาแก้ ดัดแปลงเขียนโค้ดเพิ่มจนกลายเป็นโปรแกรมรุ่นพิเศษ ซึ่งตัวอย่างจากโปรแกรมรุ่นเก่าทั้งหลายได้พิสูจน์แล้วว่าในระยะยาวการดูแลรักษาโค้ดเหล่านั้นทำได้ยากลำบาก
 
ความเห็นของผม.. 
 
กระบวนท่ารับมือฝั่งเอเซียตะวันออกยิ่งยากกว่านั้นอีก

แทนที่จะเล่าเนื้อหา ผมชวนข้ามมาท้ายคู่มือก่อน เป็นแบบทดสอบสำหรับนักพัฒนาในแวดวง ERP ที่อาจจับพลัดจับผลูไปขึ้นระบบให้กับผู้ใช้
 
สำหรับผม คำตอบที่ถูกไม่ได้มีแค่คำตอบเดียว โลกนี้ไม่มีสูตรสำเร็จ อย่าเพิ่งใส่ใจเฉลย บางทีคำตอบอาจไม่ได้มีแค่ตัวเลือกที่เห็น ลองแทนที่โปรแกรม Odoo เป็นชื่อโปรแกรมของคุณ คำตอบที่ได้ก็อาจไม่เหมือนกัน ยังมีบริบทหรือเหตุปัจจัยหลายด้านประกอบกัน ทั้งตัวโปรแกรมเอง ทีมงาน และผู้คน ความสนุกน่าจะอยู่ที่ได้ค้นหาว่า "ทำไม" คุณจึงตอบเช่นนั้น
 
กรณีที่ 1
 
ระหว่างการพัฒนาระบบโครงการนาน 9 เดือน ผู้ใช้หลักมีคำขอให้ปรับโปรแกรม ที่ช่วยให้เขาประหยัดเวลาได้ 4 ชั่วโมงทุกสัปดาห์ เขาบอกว่าเรื่องนี้เป็นเหตุผลหลักที่ทำให้เขาตัดสินใจเปลี่ยนโปรแกรม โชคร้ายที่ความสามารถนี้ไม่มีในโปรแกรมมาตรฐาน ต้องใช้เวลาประมาณ 2 สัปดาห์เพื่อทำเพิ่ม 

คุณจะทำอะไร?
 
A ถ้าลูกค้าพร้อมจ่าย เราก็จะทำให้ตามที่ขอ
B พยายามชี้แจงลูกค้าว่าไม่ควรทำ ดูว่าถ้าเขายังต้องการจริงๆ จึงยอมทำให้
C รับเรื่องไว้เป็นงานค้าง ที่จะทำหลังจากขึ้นระบบเสร็จแล้ว

 
กรณีที่ 2

 
ผู้จัดการของบริษัทที่มีพนักงาน 20 คน ต้องการให้มีขั้นตอนตรวจสอบค่าใช้จ่าย ที่มีมูลค่าสูงกว่า 500 ต้องได้รับอนุมัติจาก CFO อีกชั้นหนึ่ง ถ้าต้องพัฒนาเพิ่ม คุณประมาณเวลาไว้ 2 วัน
 
คุณจะทำอะไร?
 
A เพิ่มขั้นตอนอนุมัติ เพื่อรองรับนโยบายบริษัท
B กำหนดเป็นนโยบายภายใน (ต้องขออนุมัติจากผู้จัดการและ CFO ก่อน ถ้าค่าใช้จ่ายเกิน 500) และบอกให้พนักงานส่ง email ไปให้ทั้งสองคนนั้น
C ปฏิเสธคำขอนั้น
 
กรณีที่ 3
 
ในระหว่างที่ชี้แจงความคืบหน้าประจำสัปดาห์ คุณกำลังสาธิตงานของคุณ (การตั้งค่าและปรับเปลี่ยนเล็กน้อย) เกี่ยวกับระบบบิลของลูกค้า ทันใดนั้น CFO ปรากฏตัวในที่ประชุมด้วยท่าทีแข็งกร้าว บอกว่าระบบวางบิลที่คุณแสดงอยู่นี้ใช้ไม่ได้ ผู้ใข้หลักต่างเงียบและไม่ได้ช่วยโต้ตอบให้คุณ ทั้งที่ได้ร่วมกันทำมาตลอด คุณจะคลี่คลายสถานการณ์อย่างไร?
 
A คุณกล่าวขอโทษ, ปิดคอมพิวเตอร์ และกลับบ้าน.. พรุ่งนี้ค่อยว่ากันใหม่
B คุณย้ำว่าทุกอย่างใช้ได้ทดสอบกับผู้ใช้หลักแล้ว
C คุณกล่าวขอโทษ, ยอมรับกับ CFO และรับปากว่าจะแก้ไข
D คุณเตือนเขาถึงหลักการพื้นฐาน โดยอ้างถึงรายงานวิเคราะห์การย้ายระบบ
 
กรณีที่ 4
 
ในการประชุมเพื่อรายงานความคืบหน้าของโปรเจกต์ ลูกค้าเชิญผู้เกี่ยวข้องจากแผนกต่างๆ 7 แผนก มีตัวแทนเข้าร่วมทั้งหมด 10 คน เราควรจัดคนทางฝั่งผู้นำโปรเจกต์กี่คนเพื่อรับมือการประชุมครั้งนี้?
 
A 1 หรือ 2 ยิ่งคนมากยิ่งเสียเวลา
B 4 จัดให้เป็นสัดส่วนที่เหมาะสมกับจำนวนของฝั่งลูกค้า เพื่อแสดงให้เห็นว่า "ให้ความสำคัญ" กับลูกค้า
C 7 หนึ่งคน ต่อหนึ่งแผนก
D 10 เท่ากับจำนวนฝั่งลูกค้า
 
กรณีที่ 5
 
สมมติว่าเกิดเหตุการณ์ดังนี้
 
ก่อนที่จะเริ่มใช้งานโปรแกรมใหม่ คุณได้พบกับผู้บริหาร ที่ผ่านมามีปัญหาติดขัดในโปรเจกต์จำนวนมาก และพวกเขารู้สึกไม่มั่นใจกับแผนการของคุณ กลัวที่จะเริ่มใช้ตอนนี้ อยากให้เลื่อนการใช้งานไปอีก 6 เดือน ผู้บริหารได้บอกกับคุณว่า "บริษัทของเราไม่อยากเจอปัญหาอีก ถ้าจะให้เริ่มใช้โปรแกรมใหม่ ฉันอยากให้คุณรับปากว่าทุกอย่างจะราบรื่น"
 
คุณจะตอบว่าอะไร?
 
A ตัดสินใจเลื่อนเวลาไป เป็นความคิดที่ดีเพื่อลดความเสี่ยง
B ไม่ต้องกังวล ทุกอย่างควบคุมได้ เราได้ทดสอบมาแล้ว
C การเริ่มใช้โปรแกรมใหม่เป็นเรื่องยากเสมอ แต่เราจะแก้ไขได้เร็ว
 
อ้างอิง
 
Odoo - Implementation Methodology
 
https://www.odoo.com/r/Implementation_methodology