Don't make me think

คุณเคยทำอะไรที่เป็นไอเดียใหม่แล้วไม่สำเร็จ จนต้องยอมแพ้ โยนมันทิ้งไว้ในกองแห่งความล้มเหลว แล้วจู่ ๆ วันหนึ่ง มีคนเอางานชิ้นหนึ่งมาแสดงให้ดู คุณพบว่านี่คือ ชิ้นส่วนที่ขาดหายไป


นานมาแล้วที่ผมเคยสนทนากับนักบัญชีที่ทำสำนักงานบัญชี เมื่อมีงานใหม่เข้ามา ก่อนที่จะบันทึกบัญชีได้ ต้องเริ่มจากผังบัญชีก่อน บางทีก็ใช้วิธีลอกมาจากผังบัญชีของกิจการที่คล้ายกัน เอามาเพิ่ม ลบ แก้ไข ให้สอดคล้อง


บัญชีธนาคารของแต่ละกิจการ เป็นตัวอย่างของส่วนที่แตกต่าง


ถ้ามีผังบัญชีที่ไม่ต้องปรับแก้จะเป็นไปได้ไหม ผมคิดถึงความยากลำบากของคนที่ทำงานให้กิจการหลากหลายแล้วต้องเจอกับผังบัญชีที่ไม่เหมือนกัน เป็นจุดเริ่มต้นของการหาทางเปลี่ยนวิธีการลงบัญชี


ไม่ใช่การเอาผังของทุกที่มายำรวมกัน แต่เป็นในทางตรงข้าม


บัญชีที่ไม่ต้องมีรหัส..


สมมติว่ากิจการแห่งหนึ่ง มีบัญชีเงินฝาก 2 บัญชี BBL กับ KTB ในผังบัญชีตั้งรหัสเป็น 11001 และ 11002 ตามลำดับ ซึ่งแน่นอนว่าผังนี้ ไม่สามารถใช้กับกิจการอื่น เพราะมีบัญชีธนาคารไม่เหมือนกัน


สมมติว่า ผังบัญชีตั้งไว้คุมว่า "1100 เงินฝากธนาคาร" แล้วตอนบันทึกบัญชี สามารถระบุบัญชีย่อยในบรรทัดว่า BBL


ในงบการเงิน สแกนตรวจบัญชีย่อยจาก transaction เมื่อเอาบัญชีย่อยต่อกับรหัสคุมในผังก็จะได้ "1100 BBL" กับ "1100 TKB" อัตโนมัติ รหัสในผังจึงใช้เหมือนกันทุกที่ได้


ไอเดียนี้ ได้พยายามขยายไปส่วนอื่น ๆ ของผังบัญชี ค่าใช้จ่าย, รายได้, ลูกหนี้, เจ้าหนี้ ฯลฯ


ผลตอบรับออกมา แบ่งรับแบ่งสู้ว่า ก็พอใช้ได้บ้าง แต่บางส่วนก็ยังไม่ค่อยเวิร์ก ผมจึงหยุดอยู่แค่นั้น สรุปว่า เป็นแค่ฟีเจอร์หนึ่งที่พอใช้ได้บางกรณี ยังมีเรื่องราวในกระบวนการทำงานของสำนักงานบัญชีที่ผมยังไม่เข้าใจอีกมาก


10X..


วันนี้ผมมีโจทย์ท้าทาย หากสำนักงานบัญชีจะรับงานได้มากกว่าเดิมสิบเท่า จะต้องทำอย่างไร


ไอเดียเก่า เอากลับมาทบทวนอีกครั้ง บางส่วนที่ไม่ค่อยเวิร์กตอนนั้นคืออะไร แล้วตอนนี้มีทางออกหรือยัง แล้วพบว่า ไม่ใช่ปัญหาทางเทคนิค นักบัญชีหนึ่งคนของสำนักงานที่นี่ จะรับผิดชอบประมาณ 20 งบ มีผังบัญชีที่คล้ายและต่างกันเท่ากับจำนวนงบ ความเร็วขึ้นอยู่กับความชำนาญ เมื่อไหร่ไม่ต้องเสียเวลาคิดพิจารณาก็จะเร็ว ความชำนาญขึ้นอยู่กับระยะเวลาที่อยู่กับมัน หากทำให้คน ๆ หนึ่งทำได้เป็นสิบเท่าภายในเวลาสั้น ๆ จึงเป็นไปไม่ได้


ผังบัญชีกลาง ที่ใช้ลงบัญชีเหมือนกันทุกที่อาจกลายเป็นความจำเป็น เพราะความเหมือนทำให้เกิดความชำนาญร่วม คนหลายคนช่วยกันได้


เอกสารของลูกค้าที่เข้ามาไม่พร้อมกัน หากเอาลูกค้าผูกติดกับคนดูแล ก็จะมีจังหวะเวลาที่บางคนไม่มีงาน ขณะที่บางคนงานประดัง ทำอย่างไรให้งานที่เข้ามาแล้วทุกคนช่วยกันเฉลี่ยทำได้

ไร้กระดาษ..

คุณสาธิต กาลวันตวานิช สอนคอร์ส Creative and Critical Thinking บอกว่า ความคิดสร้างสรรค์เริ่มจากปล่อยให้จินตนาการฟุ้ง เหมือนมีจุดลอยกลางอากาศเต็มไปหมด แล้วค่อยเลือกจุดมาเชื่อมโยงหาความสัมพันธ์ จนเจอความคิดที่น่าจะทำได้ วันแรกที่ของานจากสำนักงานบัญชี มีวิธีเดียวที่จะได้เอกสารเอาไปใช้ลงบัญชี โดยรบกวนเขาน้อยที่สุด คือสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษมาเก็บไว้ก่อน ทำให้การออกแบบขั้นตอนต่อจากนั้น กลายเป็นเส้นทางสู่การทำงานที่ไร้กระดาษ

ไฟล์รูปภาพสามารถแชร์ให้คนหลายคนเห็นพร้อมกันได้ เอกสาร 100 ใบ เมื่อเป็นดิจิตัลหากมีคนลงบัญชีได้ 5 คนสามารถแจกจ่ายให้ช่วยกันคนละ 20 ใบ หากเริ่มต้นด้วยกระดาษ ไม่สามารถคิดถึงวิธีกระจายงานเช่นนี้ จุดสองจุดเชื่อมเข้าหากันเกิดความเป็นไปได้ ถ้ากระจายเอกสารให้คนหลายคนช่วยลงบัญชีได้ และถ้าทำให้การลงบัญชีง่ายจนทุกคนช่วยกันได้ กลายเป็นกระบวนการทำงานที่ไม่เหมือนเดิม

ค่าใช้จ่ายที่แตกต่าง..

ข้อดีของการใช้คนหลายคนช่วยกันลงบัญชี ทำให้งานเสร็จเร็วขึ้น แต่ทำให้เกิดปัญหาใหม่ขึ้นมาแทน การไม่ใช้รหัสบัญชีแบบตายตัว แต่ตั้งชื่อเพื่อใช้คุมยอด กลับทำให้เกิดความสับสน กับบัญชีค่าใช้จ่าย นักบัญชีแต่ละคน อาจเรียกและนิยามค่าใช้จ่ายไม่เหมือนกัน เมื่อช่วยกันลงบัญชี แล้วรวมออกมาเป็นงบ คำเรียกที่แตกต่างทำให้ยอดถูกแยกออกไป แทนที่จะรวมเป็นบัญชีเดียวกัน เช่น ค่าอุปกรณ์, ค่าวัสดุอุปกรณ์, ค่าเครื่องมือเครื่องใช้ ฯลฯ

นี่เองเป็นคำตอบว่า ทำไมบางส่วนก็ใช้ได้ บางส่วนก็ใช้ไม่ได้ จนล้มเหลวเมื่อครั้งก่อน

คู่ค้า..

ผมติดอยู่ตรงนี้อยู่นาน คิดไม่ออกว่าควรทำอย่างไรดี จนเกือบจะล้มเลิก ถ้าช่วยกันลงบัญชีไม่ได้ ก็จะขยายขีดความสามารถรับงานไม่ได้ แต่พอช่วยกันก็ติดเรื่องความแตกต่างในการลงบัญชี ทำให้รวมออกมาเป็นงบไม่ได้ จนกระทั่งวันหนึ่ง ในวงสนทนากับนักบัญชี ผมลองตั้งข้อสังเกตว่า จากรายงานภาษีซื้อ ถ้าเราดูชื่อว่าเป็นใคร สามารถบอกได้ไหมว่า เป็นซื้อสินค้าหรือค่าใช้จ่ายอะไร เหมือนอย่างเห็นชื่อ การไฟฟ้า การประปา ก็บอกได้ว่าเป็นค่าอะไร
หัวหน้าบัญชี ที่เพิ่งตรวจบัญชีของกิจการแห่งหนึ่ง export ข้อมูลจากรายงานภาษีซื้อทั้งปีออกมา แล้วยุบให้เหลือเป็นรายชื่อผู้เกี่ยวข้อง พร้อมนับจำนวนบิล ทำให้เห็นว่าใครเป็นคู่ค้าประจำ ใครไม่ใช่

โดยไม่ต้องเสียเวลาคิด ใส่คำอธิบายไว้ในช่องถัดไป ว่าชื่อไหนบ้างเป็นคู่ค้าประจำซื้อสินค้า ชื่อไหนเป็นค่าบริการขนส่ง ส่วนค่าไฟฟ้า น้ำประปา โทรศัพท์ อินเตอร์เน็ต สังเกตชื่อไม่ยากอยู่แล้ว แถมยังบอกได้ว่ารายไหนซื้อสินค้าเป็นเครดิตหรือเงินสด บิลค่าไฟฟ้าของที่นี่ใช้วิธีหักบัญชี เหลือไม่กี่ชื่อที่ไม่เกิดขึ้นประจำ ยังบอกไม่ได้ ตารางความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้ากับวิธีลงบัญชี ช่วยให้งานลงบัญชีกว่า 80% ทำได้โดยผู้บันทึกไม่ต้องรู้บัญชี ง่ายแค่นี้เอง นี่คือ ชิ้นส่วนที่ขาดหายไป หัวหน้าบัญชีเมื่อตรวจงานแล้ว สามารถทำตารางสรุปมาได้ว่า คู่ค้ารายไหนต้องลงบัญชีอย่างไร ผมขอตารางนั้นมา แล้วเอามาทำเป็นฐานข้อมูลคู่ค้า ที่เก็บวิธีการลงบัญชีไว้ เพื่อรองรับงานเข้ามาในอนาคต

Some men see things as they are and say, why;
I dream things that never were and say, why not.
(Robert Kenedy, 1968)

ผมเป็นมนุษย์ต่างดาวที่เห็นโลกบัญชีจากที่ไกล มาจากดาวที่รู้จักสมการ f = ma ก่อนที่จะเห็น สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน จึงทำความเข้าใจบัญชีด้วยแว่นตาความรู้พื้นฐานของตัวเอง สรุปในแบบที่ตัวเองเข้าใจ งบดุลเป็นการอธิบายความมั่งคั่งอย่างหนึ่ง แยกเป็นหมวดหมู่เหมือนการจัดสปีชีส์ในอนุกรมพิธาน งบกำไรขาดทุนเอาไว้บอกเล่าที่มาของความมั่งคั่ง ต่างมีเอนโทรปีส์ที่สมดุลของตนเอง และเชื่อมโยงกัน เมื่อเอนโทรปีส์หนึ่งเปลี่ยนก็จะทำให้อีกที่หนึ่งต้องปรับเปลี่ยนด้วยพลังที่เท่ากัน สถานะของเงินสดอาจกลายเป็นลูกหนี้หรือเจ้าหนี้หรืออื่น ๆ เหมือนกับ H2O อะตอมของน้ำอาจอยู่ในสภาพของเหลว ของแข็ง หรือแก๊สก็ได้
การคิดกระบวนการบัญชี จึงเป็นการมองย้อนจากผลลัพธ์กลับไปหาวิธีการของคนที่ไม่มีพื้นฐานบัญชี คิดหาวิธีอะไรก็ได้จากเงื่อนไขที่ตัวเองถนัด ด้วยความเป็นมนุษย์ต่างดาว จึงไม่ได้รับรู้ว่าอะไรทำได้หรือไม่ได้ อะไรควรหรือไม่ควร เมื่อเจอกับโจทย์ที่ใช่ ดูเหมือนว่าความคิดนอกลู่นอกทาง "บัญชีที่ไม่ต้องมีรหัส" จะหาทางไปต่อได้ ยังไม่รู้ว่าด่านต่อไปจะเจออุปสรรคอะไร เป็นเรื่องที่ไม่มีใครตอบได้จนกว่าจะลองไปให้สุดทาง ความยากลำบากที่แท้จริงกลับอยู่ที่การรอเวลาให้ผู้อื่นทำความเข้าใจ