0.01 VAT Difference

เช้าวันที่ 12 ก่อนสิบโมง สำนักงานบัญชีที่ชลบุรี ส่งภาพเอกสารมาทั้งหมด 163 ใบ เป็นธุรกรรมซื้อ-ขาย-จ่าย ในรอบเดือนที่ผ่านมาของกิจการแห่งหนึ่ง
ใช้เวลาอีก 20 นาที ทีมรูปภาพ คัดแยกเข้าระบบตามประเภทการลงบัญชี
ทีมบันทึกกระจายงานเป็น 2 ทีมช่วยกัน 4 คน สามคนเชียงใหม่ หนึ่งคนกรุงเทพ ทีมแรกเสร็จเรียบร้อยภายใน 1 ชั่วโมง ทีมที่สองเสียเวลารวมรูปที่มีปัญหา จบงานได้ตอนเที่ยงพอดี

ผมเทียบสถิติกับเดือนก่อน ที่ใช้เวลา 6 ชั่วโมง รูปภาพเข้าระบบตั้งแต่บ่ายสาม กว่าจะเสร็จสามทุ่ม เดือนนี้เร็วกว่าเดิมเกินความคาดหมาย
บ่ายวันนั้นทีมตรวจรับช่วงต่อ มีประเด็นขอปรึกษา อยากปรับปรุงขั้นตอนอนุมัติรายการที่คำนวณภาษีผิด เนื่องจากรายนี้เจอเคสจำนวนมาก
กิจการแห่งนี้เป็นร้านทองที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สิ่งที่ร้านจะต้องทำเพื่อออกใบกำกับภาษีเป็นดังนี้

สมมติว่าขายแหวนทองให้ลูกค้าราคา 100 บาท

หนึ่ง คำนวณหามูลค่าของเนื้อทอง โดยเอาน้ำหนักทอง คูณกับ ราคาทองตามประกาศของสมาคมค้าทอง ณ วันที่ขาย แปลว่าคำนวณล่วงหน้าไม่ได้เพราะไม่รู้ว่าขายวันไหน สมมติว่าคำนวณได้ 95 บาท

สอง เอาราคาขายหักกับมูลค่าทองที่คำนวณได้ ถือเสมือนเป็นค่ากำเหน็จ ที่ต้องเอามาใช้คำนวณภาษี ในที่นี้คือ 100 ลบ 95 เท่ากับ 5 บาท

สาม คำนวณถอดตัวเลขภาษีและฐานจากค่ากำเหน็จตามข้อสอง เนื่องจากร้านทองไม่ได้บวกภาษีเพิ่ม จึงต้องถือว่า 5 บาทนั้นรวมภาษีอยู่แล้ว ได้ภาษี 0.33 และฐาน 4.67 นั่นคือการคำนวณแบบปัดเศษขึ้นลงด้วยทศนิยมหลักที่สาม ตามคำแนะนำในประกาศสรรพากร
ผู้ประกอบการรายนี้เปิดใบกำกับภาษีด้วยการเขียนมือ คำนวณด้วยเครื่องคิดเลข ผมลองทำตามขั้นตอน หนึ่ง สอง สาม กว่าจะได้ตัวเลขมากรอกใส่ใบกำกับภาษีแต่ละช่องไม่ง่ายเลย

หากจะกล่าวโดยละเอียด สูตรการถอดมูลค่ารวมเป็นภาษีกับฐานด้วยเครื่องคิดเลข มีหลายตำราที่สอนวิธีลัด บางคนใช้หารด้วย 1.07 หาฐานภาษีก่อน บางคนคูณด้วย 0.0654 ถ้าทำตามประกาศ ก็ต้องคูณ 7 หาร 107 จะได้ตัวเลขภาษีของ 5 บาท คือ 0.3271 ซึ่งต้องปัดเศษขึ้นเป็น 0.33
ปัญหาอยู่ที่แต่ละคนมีเครื่องมือและวิธีการไม่เหมือนกัน ถ้าไม่ระวังหรือเครื่องคิดเลขที่ตั้งไว้แสดงทศนิยม 2 ตำแหน่ง ไม่ได้ปัดเศษแบบ 5/4 จาก 0.3271 ก็จะได้เป็น 0.32 ไม่ใช่ 0.33 หายไป 0.01

จากใบกำกับภาษี 100 กว่าใบ เจอปัดเศษภาษีผิด 60 กว่าใบ เรียกว่าครึ่งต่อครึ่ง โปรแกรมมีกลไกตรวจสอบว่าภาษีไม่ตรง บังคับให้หลังจากบันทึกแล้ว ผู้ตรวจต้องอนุมัติอีกหนึ่งขั้นตอน เป็นการออกแบบที่เจตนาให้ตรวจซ้ำทีละใบอีกรอบ พอเจอใบกำกับภาษีไม่ตรงเยอะขนาดนี้ ก็พอเข้าใจความลำบาก สำหรับเคสที่แทบจะเรียกได้ว่าเจอจนเป็นปกติของทีมตรวจไปแล้ว ผมเสนอให้ลองขอความเห็นจากหัวหน้าบัญชีก่อน ซึ่งก็ได้มุมมองอีกด้าน ที่ให้น้ำหนักกับความรอบคอบมากกว่าความเร็ว ไม่ว่าผิดเล็กหรือใหญ่ควรต้องมีหลักฐานว่ารับรู้ ไม่ใช่หลุดรอดการตรวจสอบ

เอาอย่างไรดี หัวหน้าบัญชีไม่ต้องการลดมาตรฐานงานตรวจ ทีมตรวจต้องการลดขั้นตอนงานที่เสียเวลา
เป็นส่วนต่าง 0.01 ที่ผิดกฏหมาย ? จะตีความด้วยนิติศาสตร์หรือรัฐศาสตร์
ทางออกแรกที่ผมคิด ในฐานะผู้ปฏิบัติตามกฏหมาย หากตีความอย่างเคร่งครัด ควรแก้ปัญหาที่ต้นตอ แจ้งให้ผู้ประกอบการเปลี่ยนวิธีคำนวณภาษีให้ถูกต้อง แต่พอลองทำเอง ตามที่เล่ามาข้างต้น ก็เข้าใจแล้วว่า เป็นเรื่องที่ไม่ควรคาดหวัง

หากพิจารณาในแง่ความเหมาะสม กฏหมายที่ออกมาแล้วยากต่อการปฏิบัติ ผู้บังคับใช้ก็มักผ่อนปรน ภาษีที่ขาดไป 0.01 ทั้งหมด 60 กว่าใบ ถ้าคิดเป็นมูลค่าความผิดก็ยังไม่ถึง 1 บาท ในสายตาของคนทั่วไป แม้กระทั่งเจ้าหน้าที่สรรพากรเอง เป็นตัวเลขที่เล็กน้อย แถมยังอธิบายได้ด้วยว่าเป็นความผิดพลาดโดยไม่เจตนา อย่างมากที่สุดที่คนทำบัญชีทำได้ ก็แค่สะกิดให้ผู้ประกอบการรับรู้ แต่ก็เข้าใจหัวหน้าบัญชีด้วยว่า ในแง่ความน่าเชื่อถือในวิชาชีพ การตรวจเจอว่าผิดแล้วยอมให้ผ่าน ต่างจากผ่านเพราะตรวจข้ามไป ท่าทางทีมตรวจจะต้องยอมทำงานตามขั้นตอนเดิม โชคดีไม่ได้เกิดกับทุกราย แต่ก็ต้องเป็นอย่างนี้ทุกเดือน

อย่าเพิ่งยอมแพ้ ผมบอกน้องทีมตรวจ ในใจคิดว่าเรื่องนี้ได้ประโยชน์มากกว่าเสีย ลองหาทางลดขั้นตอนอนุมัติ โดยคิดวิธีอื่นมาทดแทน พยายามต่อรองกับหัวหน้าบัญชี ยังง่ายกว่าบอกให้ผู้ประกอบการเปลี่ยนวิธีคำนวณภาษี

ผมลองเสนอปรับโปรแกรม ให้เพิ่มแสดงข้อความเตือนว่า เป็นภาษีที่คำนวณเอง แต่ไม่ต้องมีขั้นตอนรอให้ทีมตรวจอนุมัติ หัวหน้ายังไม่สบายใจ หากเป็นกรณีภาษีที่ผิดเกินกว่า 0.01 ไม่ควรเตือนเบา ๆ แค่นี้ ซึ่งโอกาสที่ใบกำกับภาษีเขียนมือเป็นเช่นนั้นก็มีได้เช่นกัน

มาถึงตอนนี้พอเข้าใจเจตนาของหัวหน้าแล้ว ผมกลับไปทบทวนอีกครั้ง เสนอปรับเพิ่มแยกความแตกต่าง ระหว่างความผิดพลาด 0.01 กับที่เกินกว่านั้น โดยไม่ต้องเป็นภาระของทีมตรวจ หากเป็นเคสที่ภาษีผิดพลาดเกิน 0.01 ต้องรอดุลพินิจของหัวหน้าอยู่แล้ว จะแยกออกมาให้เห็นชัดเจน
 
บทเรียนคราวนี้ เราเริ่มต้นจากเหมารวมว่าเป็นปัญหาเหมือนกัน จึงมีวิธีจัดการวิธีเดียว เมื่อใส่ใจพิจารณาก็จะแยกแยะความแตกต่างระหว่างพลาด (Mistake) ที่รู้ว่ามีโอกาสเกิดขึ้น กับผิด (Error) ที่ไม่ควรละเลย และเลือกใช้วิธีจัดการหนักเบาต่างกันตามความเหมาะสม การปรับโปรแกรมใช้เวลาไม่นาน แต่การหาจุดลงตัวที่ยอมรับได้สำหรับทุกฝ่ายต้องใช้เวลาในการสื่อสาร อีกด้านหนึ่งรู้สึกดีใจที่คนปฏิบัติงานกล้าส่งเสียง รู้ว่าไม่ควรยอมจำนนกับงานซ้ำซาก เริ่มตั้งคำถามเพื่อปรับเปลี่ยนให้ระบบดีขึ้นกว่าเดิม