Work from Home, Work on your Skills

Doing what you like is freedom, liking what you do is happiness.
 
เราจะช่วยพัฒนาคนที่ทำงานจากบ้านให้เก่งขึ้นได้อย่างไร
 
ทุกวันนี้คงไม่มีใครไม่รู้จักคำว่า work from home เพราะโควิดบังคับให้เราต้องผ่านมาด้วยการกักตัวอยู่ที่บ้าน แล้วประชุม หรือทำงานออนไลน์ รวมทั้งเด็ก ๆ ก็ต้องเรียนออนไลน์ อุปสรรคสำคัญของการทำงานจากบ้านอยู่ตรงที่กระบวนเรียนรู้ทักษะที่จำเป็นขาดหายไป ไม่สามารถเรียนรู้จากการสังเกต หรือฝึกหัดตามคนที่ชำนาญกว่า โดยเฉพาะผู้ที่เพิ่งเริ่มงานใหม่ หากไม่ได้รับการดูแลที่เหมาะสม จะเริ่มต้นไม่ถูก ไม่รู้ว่าต้องรู้อะไร และไม่รู้ว่าต้องขอความช่วยเหลือจากใคร
  
สำหรับหลายคนหลังจากผ่านพ้นเหตุการณ์ฉุกละหุกไปแล้ว รู้สึกคิดถึงออฟฟิศ ดีใจที่กลับเข้ามาทำงานบรรยากาศเดิม แต่มีลูกค้าของผมแห่งหนึ่งที่กระจายคนออกไปเป็นทีมย่อย ๆ แล้วไม่กลับมารวมกันอยู่ที่เดียวอีกต่อไป ถ้าลองนึกทบทวนให้ดี เหตุผลที่เราแยกเป็นแผนก เพราะต้องการให้คนกับงานที่เกี่ยวข้องกันมาอยู่ด้วยกัน มีงานบางอย่างทำคนเดียวได้ งานบางอย่างต้องการทีมขนาดเล็ก น้อยครั้งที่จะมีงานที่ต้องอาศัยคนข้ามแผนกให้มาช่วยกัน หากองค์กรไหนเป็นเช่นนั้นบ่อย ๆ ควรทบทวนการปรับโครงสร้างยุบรวมหรือแยกออกมาเป็นทีมหรือแผนกใหม่ 
 
ผมกลับคิดถึงการใช้ประโยชน์จาก work from home ยังมีคนอีกจำนวนหนึ่งที่มีความพร้อมทางด้านอุปกรณ์ แต่ไม่สะดวกที่จะเดินทางไปทำงานเต็มเวลา มีงานแบบไหนบ้างที่ให้คนทำงานจากบ้านได้ และคนนั้นควรมีคุณสมบัติอย่างไร แน่นอนว่าบางครั้งงานถูกออกแบบมาให้ทำคนเดียวได้ แต่คนอาจยังไม่มีคุณสมบัติครบตามที่คาดหวัง จึงนำไปสู่คำถามว่า เราจะช่วยพัฒนาคนที่ทำงานจากบ้านให้เก่งขึ้นได้อย่างไร
 
ต้นแบบของงานคีย์ข้อมูลบัญชีผ่านออนไลน์ อาศัยโปรแกรมคลาวด์ แต่ก็ไม่ใช่โปรแกรมบัญชีทั่วไปที่ใช้กับกิจการ ไม่ใช่งานบิลลิ่งเปิดบิลส่งของทุกวัน ไม่ใช่งานทำสต็อกเพื่อดูยอดคงเหลือว่าวันนี้ของพอขายหรือไม่ และไม่ใช่งานวางบิลแจ้งหนี้ หรือทำเช็คจ่ายเจ้าหนี้ แต่เป็นงานปิดงบและยื่นภาษี เริ่มต้นเหมือนกระบวนการของสำนักงานบัญชี ได้รับเอกสารมาจากลูกค้านำเข้าระบบ ดังนั้นจึงต้องแยกจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นสำหรับลูกค้าแต่ละราย ให้เป็นหมวดหมู่ เช่น ใบกำกับภาษีซื้อ, ใบกำกับภาษีขาย, ใบเสร็จรับเงิน, บิลค่าใช้จ่าย โดยการสแกนภาพเก็บเข้าเป็นโฟลเดอร์ไว้บนคลาวด์
 
การเข้ามาทำงานในออฟฟิศ เหมือนกีฬาฟุตบอล มีเวลาเริ่มและหยุดที่พร้อมกัน ต้องเล่นเป็นทีม ผู้เล่นแต่ละตำแหน่งขยับรุกรับประสานกัน การรับรู้ว่าใครยืนอยู่ตรงไหนของสนาม ควรโยนลูกไปให้ใครก็แค่เงยหน้าขึ้นดู งานที่ทำจากบ้านทำให้ผมนึกถึงการวิ่งมาราธอน แต่ละคนมีจังหวะก้าวเท้าที่ความเร็วต่างกัน รู้ขีดจำกัดและสภาพร่างกายตัวเอง ดังนั้นโปรแกรมคลาวด์ ที่ใช้งานออนไลน์ก็ไม่ได้หมายความว่าจะเหมาะกับ work from home
 
อินพุตตั้งต้นของงานสำนักงานบัญชี คือ บิลหรือเอกสารสำคัญต่าง ๆ ที่ผู้ประกอบการรวบรวมมาให้ ดังนั้นการนำข้อมูลในเอกสารเหล่านั้นมาบันทึกในระบบบัญชี ถึงแม้ว่าโปรแกรมบัญชีจะออนไลน์ได้ พนักงานของสำนักงานก็ต้องเข้ามาที่สำนักงาน เพราะแฟ้มเอกสารอยู่ที่นั่น
 
ประการต่อมาวัฎจักรของงานบัญชีจะหมุนเวียนไปตามปฎิทินภาษี มีช่วงเวลาที่ยุ่งมากจนทำไม่ทัน และว่างไม่มีอะไรทำ การแบ่งลูกค้าให้รับผิดชอบเป็นของใครของมัน ทำให้ไม่สามารถช่วยแบ่งเบางานกัน สำนักที่มีทีมใหญ่ กับสำนักที่มีคนจำกัด ต่างก็ต้องหาวิธีบริหารจัดการแตกต่างกัน
 
บ้านที่มีสระว่ายน้ำภายในบ้าน เจ้าของมีสิทธิ์เต็มที่ที่จะใช้หรือไม่ใช้สระนั้นทำอะไรก็ได้ เวลาไหนก็ได้ แลกกับภาระค่าใช้จ่ายที่ต้องรับผิดชอบเองไม่ว่าจะใช้หรือไม่ใช้ ขณะที่สระว่ายน้ำส่วนกลางของสโมสรในหมู่บ้านมีค่าใช้จ่ายไม่แพง และมีสิ่งอำนวยความสะดวกมากกว่า เช่น ห้องซาวน่า หรือ สันทนาการอย่างอื่น ที่สำคัญไม่ต้องรับผิดชอบดูแลรักษาเอง เมื่อชำรุดเสียหาย แลกกับการใช้งานที่ต้องแชร์กับผู้อื่น
 
ถ้ามีส่วนกลาง ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลบัญชี แบ่งเบาภาระนี้ให้สำนักงานบัญชีหลายแห่งแชร์ใช้ร่วมกันได้ จะทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงอย่างน้อยสองประการ อย่างแรกสำนักงานบัญชีที่กำลังเติบโตไม่ต้องแบกรับการบริหารจัดการงานส่วนนี้เอง สามารถโฟกัสงานปิดงบ วางระบบ และให้คำปรึกษาที่มีมูลค่ามากกว่า คล้ายกับงานโลจิสติกที่แยกออกมาช่วยรับงานขนส่งสินค้าแทนกิจการ
 
อีกด้านหนึ่งคนที่ทำหน้าที่บันทึกข้อมูลจะได้รับการกระจายงานที่สม่ำเสมอมากขึ้น มีโอกาสได้เจองานบัญชีของธุรกิจที่หลากหลายมากขึ้น และสามารถทำจากบ้านได้ ยังมีคนอีกมากที่จำเป็นต้องอยู่บ้านเลี้ยงลูก ดูแลคนป่วย ไม่สะดวกที่จะเดินทางเข้าสำนักงาน แต่สามารถเจียดเวลาทำได้
 
การหาทางให้แรงงานเหล่านี้มีทางเลือกได้ทำงานอีกครั้ง เป็นความท้าทาย และมีรายละเอียดที่ต้องจัดการอีกมาก ยกตัวอย่างเช่น การจ่ายงานที่เหมาะสมกับความสามารถ เพราะแต่ละคนอาจมีพื้นฐานความชำนาญไม่เท่ากัน จะรู้ได้อย่างไรว่าเขาทำอะไรได้แค่ไหน และหากรู้แล้วจะมีวิธีช่วยให้เขาพัฒนาความสามารถได้อย่างไร
 
Your skill
 
ผมนึกถึงคนที่วิ่งมาราธอนจะมีอุปกรณ์ที่วัดสถิติตัวเอง ระยะทาง ความเร็ว และอัตราการก้าวเท้า เพื่อบอกให้รู้สถานะของตัวเอง การสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานจากบ้านก็ต้องมีเครื่องมือที่ช่วยติดตามสถานะการทำงานของผู้ทำงานได้ และการเก็บสถิติจะช่วยผู้ทำงานได้รู้ขีดความสามารถของตนเอง และที่สำคัญได้เห็นพัฒนาการของตนเองเหมือนกับการวิ่ง วันแรกอาจทำได้ไม่ดีนัก พอฝึกฝนไปเรื่อย ๆ ก็จะวิ่งได้เร็วขึ้น หรือได้ระยะทางไกลกว่าเดิม เป็นกลวิธีช่วยให้คนตั้งเป้าหมายและแข่งกับตัวเองของเมื่อวาน โดยไม่ต้องเทียบกับคนอื่น
 


 ขณะเดียวกันสถิติของทุกคนเมื่อเอามารวมกัน ทำให้เกิดข้อมูลเพื่อวิเคราะห์ในอีกแง่มุมหนึ่ง ความยากง่ายของกิจการที่ทำ ถ้าค่าเฉลี่ยจากสถิติของหลายคนแสดงให้เห็นว่ากิจการ A ผลออกมาแย่กว่า B เช่น ใช้เวลามากกว่า อาจแสดงว่างานของ A นั้นยากกว่าหรือมีปัญหาติดขัด นำไปสู่การตัดสินใจเชิงกลยุทธในอนาคตได้ เช่น การคิดค่าตอบแทนในการทำงานที่แตกต่างกัน
 
เมื่อวัดค่าความยากง่ายของกิจการได้ ก็สามารถนำมาจัดลำดับเพื่อตัดเกรดเลื่อนชั้น ออกแบบหลักสูตรการพัฒนาคนทำงานในระบบได้ จ่ายงานตามความยากง่ายของกิจการ คนใหม่ที่ยังไม่ชำนาญ ก็ให้ลองงานของกิจการที่ง่ายก่อน จนเห็นว่ามีความชำนาญแล้ว ก็จะเริ่มจ่ายงานที่ยากขึ้นตามลำดับ 
 
Knowledge Base
 
ธุรกิจแต่ละประเภทมีรายละเอียดปลีกย่อย และความยากง่ายแตกต่างกัน แม้แต่ธุรกิจประเภทเดียวกัน แต่การออกแบบระบบเอกสารภายในก็ต่างกันได้ ทำให้งานบัญชีมีเรื่องเรียนรู้ไม่รู้จบ สำนักงานบัญชีหลายแห่งจึงต้องวางคนรับผิดชอบแบบทำกันยาว ๆ เพื่อให้เกิดความชำนาญและเข้าใจธุรกิจที่ดูแลนั้น หากไม่จำเป็นจะไม่พยายามเปลี่ยน ความยากจึงอยู่ที่การบาลานซ์ระหว่างคนที่ทำงานกับจำนวนลูกค้าที่ดูแล
 
คนในงานสำนักงานเป็น fixed cost ทำให้ต้องวางแผนบริหารจำนวนลูกค้าให้ได้สัดส่วนกับคนที่มีอยู่ตลอดเวลา บางครั้งอยากขยายรับงานเพิ่มก็ทำไม่ได้ หากเกินกำลังคนที่มีอยู่ ขณะเดียวกันจะเติมคนเข้ารองานในอนาคตก็หมายถึงต้นทุนที่เพิ่มขึ้น ถ้าเปลี่ยนให้เป็น variable cost ได้ กลยุทธบริหารสำนักงานก็จะเปลี่ยนไปจากเดิม
 
วิธีที่จะช่วยให้ใครก็ได้ หมุนเวียนทำงานของธุรกิจที่แตกต่างกันได้โดยไม่ต้องผูกติด ผมมองเป็นสองระดับ คนที่มีพื้นฐานดี มีประสบการณ์ยาวนาน จะมีความสามารถทำความเข้าใจกับธุรกิจใหม่ โดยอาศัยพื้นฐานของตัวเองได้ไม่ยาก หากมีข้อมูลที่แนะนำเกี่ยวกับกิจการนั้น มีจุดไหนที่ควรระวังบ้าง เป็น Knowledge base ให้ค้นคว้าได้สะดวก ก็จะช่วยคนทำงานระดับนี้ได้มาก
 
Self Training
 
อีกระดับหนึ่งที่อาจต้องใช้เวลายาวนานกว่า เป้าหมายอยู่ที่การพัฒนาคนใหม่ให้ทำงานได้ โดยไม่ติดข้อจำกัดเรื่องพื้นฐานความรู้หรือประสบการณ์ เบื้องต้นผมตีกรอบอยู่ที่งานการทำข้อมูลภาษีซื้อและภาษีขาย เพราะเป็นงานที่มีปริมาณมาก แต่ขอบเขตชัดเจน มีรอบการส่งมอบทุกเดือน ทำให้สามารถวัดผลได้ง่าย
 


 จากข้อมูลภาษีซื้อและภาษีขายของเดือนเก่า ๆ เราสามารถเอากลับมาสร้างเป็นแบบฝึกหัด เป็นสนามทดสอบ ให้นักเรียนทดลองทำเสมือนจริง สถิติจากการทำงานจริง เอามาจัดอันดับความยากง่ายของกิจการ จัดประเภทของธุรกิจเพื่อหาความเชื่อมโยงในมิติใหม่ กลายเป็นหลักสูตรการเรียนรู้แบบออนไลน์ ใครที่อยากเรียนรู้ธุรกิจประเภทไหนเพิ่มเติม ก็สามารถเลือกแบบฝึกหัดที่สนใจ ทดลองดูได้
 
Contextual Guide
 
กิจการแต่ละแห่ง มักมีเงื่อนไขพิเศษ จุดผิดพลาดที่ควรระวัง อาจมีมากบ้างน้อยบ้างแตกต่างกันไป นั่นเป็นสาเหตุที่ทำให้สำนักงานบัญชีจึงต้องมอบหมายให้คนที่ดูแลกิจการไหน ก็ต้องดูแลกันต่อเนื่อง เพราะจะได้จดจำเงื่อนไขพิเศษเหล่านั้นได้

 
วิธีที่จะช่วยให้คนทำงานโดยไม่ต้องถูกผูกติดกับกิจการ คือไม่ต้องจดจำเงื่อนไขพิเศษเหล่านั้น เปลี่ยนให้คอมพิวเตอร์เป็นผู้ช่วยจำให้แทน เป็น Knowledge Base อีกรูปแบบหนึ่ง ที่ทริกเกอร์ขึ้นมาตามเงื่อนไขข้อมูลที่กำลังทำงานอยู่ เช่น เมื่อคีย์ข้อมูลภาษีขายของกิจการแห่งนี้ ก็จะมีคำแนะนำว่าใบกำกับภาษีของที่นี่มีเรื่องต้องระวังตรงไหนบ้าง หรือถ้าเป็นภาษีซื้อ ก็จะมีคำแนะนำว่า ใบกำกับภาษีของผู้ขายรายนี้ต้องระวัง หรือดูข้อมูลสำคัญตรงไหน
 
จากองค์ประกอบที่กล่าวมา งานข้อมูลบัญชีออนไลน์ จึงไม่ใช่แค่มีโปรแกรมคลาวด์ที่ใช้ทำบัญชีปิดงบ แต่เป็นการออกแบบสภาพแวดล้อมใหม่ ที่มีโปรแกรมคลาวด์เป็นเทคโนโลยี ทำให้เกิดรูปแบบความร่วมมือแบบใหม่ เปิดโอกาสให้แรงงานที่เคยติดข้อจำกัดไม่สามารถทำงานในสำนักงาน สามารถกลับมาใช้ความรู้ความสามารถทำงานจากบ้านได้ และที่สำคัญคือ แนวทางพัฒนาคนกลุ่มนี้ให้เป็นกำลังสำคัญในอนาคต
 
ผมเชื่อว่างานบัญชีมีส่วนที่ช่วยกันทำงานและส่วนที่ทำคนเดียวได้ ขอเพียงมีเครื่องมือที่เหมาะสม ปรับวิธีทำงานที่ประสานความรับผิดชอบได้ชัดเจน แยกงานส่วนที่เสียเวลาและมีคนทำแทนได้ออกไปสู่ภายนอก หากคุณเป็นเจ้าสำนัก ควรทำงานที่เหมาะสมกับอัตราค่าแรงของคุณ อย่ามัวแต่ทำงานที่หาคนอื่นทำได้ในอัตราที่เหมาะสมกว่า