Through the chart of accounts

"ผ่านผังบัญชี เราทำอะไรได้บ้าง"
 
ผมกำลังเรียนรู้เทคนิคการลงบัญชีและตรวจสอบ ผ่านตัวอย่างข้อมูลผังบัญชีของกิจการต่างๆ พบว่าแม้กระทั่งธุรกิจที่คล้ายกันก็ยังมีการออกแบบผังบัญชีแตกต่างกัน มีสไตล์การลงบัญชีไม่เหมือนกันได้ ผู้จัดการฝ่ายบัญชีที่เก่ง สามารถออกแบบผังบัญชีที่ช่วยให้การตรวจสอบง่าย ก่อนหน้านั้น ผมมีความเข้าใจอย่างผิวเผิน มองว่างานบัญชีเป็นหน้าที่ตามกฏหมายของกิจการ เพื่อยื่นงบให้กระทรวงพานิชย์ และเสียภาษีเงินได้กรมสรรพากร หน้าที่สำคัญของนักบัญชีคือรู้กฏหมาย อย่าลงบัญชีแล้วโดนเรียกตรวจ จนกลายเป็นความเสียหายใหญ่โต คนบัญชีควรรู้กฏหมายโดยเฉพาะประมวลรัษฏากรดีกว่าคนอื่น เป็นด่านสุดท้ายที่คอยระแวดระวังไม่ให้ใครทำผิด เช่น ห้ามเปิดใบกำกับภาษีลงวันที่ย้อนหลัง, รู้คุณสมบัติใบกำกับภาษีซื้อที่ขอคืนได้ ไปจนถึงการสะสางเงินทดรองจ่าย เงินยืมกรรมการ ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ฯลฯกิจการขนาดเล็กที่ยังไม่จำเป็นที่จะต้องมีคนบัญชีระดับนั้นมาร่วมงาน แต่จะพึ่งพาสำนักงานบัญชีช่วยดูแลงานในส่วนนี้ให้ กิจการขนาดกลางและใหญ่ที่มีแ ผนกบัญชีเป็นของตนเอง หลายแห่งเริ่มต้นจากขอบเขตงานเช่นเดียวกับสำนักงานบัญชี จนวันหนึ่งผู้ก่อตั้งหรือเจ้าของกิจการจะวางมือ ให้ลูกหลานหรือจ้างคนนอกมาบริหาร อาจถ่ายโอนกิจการหรือมีผู้ร่วมทุนใหม่ งบการเงินที่ละเอียดกว่าที่นำส่งตามกฏหมาย จะถูกใช้เพื่อแสดงสถานะของกิจการ
 
ผังบัญชีที่ดี แสดงให้เห็นการออกแบบกระบวนการทางบัญชี ที่สามารถควบคุมและตรวจพบความผิดปกติของกิจการได้
กิจการหลายแห่ง งานจัดทำใบกำกับภาษีขายเกิดขึ้นนอกแผนกบัญชี โปรแกรม ERP สามารถช่วยลงบัญชีรายได้และภาษีขายให้อัตโนมัติ คนบัญชีจะดูแล transaction ตรงนี้อย่างไร
 
ตามกฏหมายกิจการจะต้องยื่นภพ.30 นำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มในเดือนถัดไป โดยนำยอดภาษีขาย หักด้วย ภาษีซื้อ โดยทั่วไปก็จะใช้ภพ.30 มาลงบัญชีล้างยอดภาษีซื้อและภาษีขายโดยตรง หากมีพนักงานไม่ทันระวัง แก้ไขยอดเงินในใบกำกับภาษีของเดือนก่อน หรือยกเลิกใบกำกับภาษี โดยไม่แจ้ง ฝ่ายบัญชีจะรู้ได้อย่างไร

บัญชีเจ้าหนี้กรมสรรพากร ช่วยเก็บยอดภาษีที่รอนำส่ง โดยการปิดยอดภาษีซื้อและภาษีขาย ณ สิ้นเดือน และบันทึกส่วนต่าง ผลพลอยได้จาการปิดยอดทำให้ตรวจสอบความผิดปกติ หากมีใครเปลี่ยนแปลงใบกำกับภาษีย้อนหลัง หรือสอดไส้ใบกำกับภาษีซื้อย้อนหลัง ก็จะทำให้ยอดรวมของ transaction ไม่เท่ากับยอดที่บันทึกปิดไปแล้ว
 
เทคนิคการใช้รหัสบัญชีระหว่างงวด ที่ต้องล้างปิดตอนสิ้นงวด ช่วยให้ตรวจบัญชีได้อย่างรวดเร็วผ่านงบทดลอง โดยเฉพาะการทำงานผ่านโปรแกรมที่ช่วยลงบัญชีอัตโนมัติมาจากทุกทิศทาง หากมีใครแก้ไขหรือสอดไส้เอกสารย้อนหลังแล้วมีผลให้การลงบัญชีเขยื้อนไปด้วย จะสะท้อนออกมาให้เห็นผ่านยอดยกมาและยกไปที่ไม่เป็น 0 ในงบทดลองได้ชัดเจน
 
เมื่อเข้าใจเทคนิคการคุมยอดระหว่างงวด ผมก็เพียงแค่ออกแบบรายงานให้ตรวจยอดที่แตกต่างกัน ระหว่างการบันทึกเอกสารกับการลงบัญชีให้

ครั้งหนึ่งผมเคยบอกว่า คนทำบัญชีใช้นาฬิกาคนละเรือนกับฝ่ายอื่นๆ เป็นงานตรวจสอบตามหลัง แต่เมื่อเห็นความสำคัญของการตรวจหาความผิดปกติโดยใช้เทคนิคบัญชีแล้ว โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ที่การบันทึกบัญชีมาจากแผนกต่างๆ ผ่านการลงบัญชีอัตโนมัติของโปรแกรม ซึ่งช่วยลดภาระงานบัญชีไปมาก กลับมาคิดใหม่ว่าฝ่ายบัญชียุคใหม่ควรเดินไปพร้อมกับฝ่ายอื่นๆ คอยทำหน้าที่ขีดเส้นใต้ปิดยอดบัญชีที่ละเอียดอ่อนเหล่านั้น
 
หากวันหนึ่งความผิดปกติ ไม่ได้เกิดจากความผิดพลาด แต่เป็นเจตนาไม่ดีของใครสักคน ตัวเลขที่ผิดปกติจะฟ้องมาให้คนบัญชีเห็นก่อนทันที