Time Consumed and Useless Work

เมื่องานกู้โลกสำเร็จบรรดาฮีโร่เป็นที่จดจำ แต่บางครั้งเราก็หลงลืมทิ้งคนไว้ข้างหลัง
 
เด็กกลุ่มหนึ่งเล่นซ่อนหาตั้งแต่บ่าย จนโพล้เพล้จึงแยกย้ายกันกลับบ้าน ลืมไปว่าเหลือเพื่อนคนหนึ่งยังแอบซ่อนอยู่
 
ตอนเด็ก ผมเคยฝันร้ายและหวาดกลัวการเล่นซ่อนหา ผสมกับเรื่องเล่าผีลักซ่อนของผู้ใหญ่ กลัวว่าตัวเองเป็นเพื่อนที่ถูกหลงลืม เมื่อโตขึ้น ได้พบเห็นคนที่เป็นเหมือนเด็กคนนั้นอยู่มากมายในโลกแห่งการทำงาน คนที่ถูกหลงลืม ทิ้งให้รับผิดชอบงานที่ไม่มีใครใช้ประโยชน์
 
งานส่วนหนึ่งของผม ดูแลบริการต่าง ๆ บนคลาวด์ให้ใช้งานได้ ต้องดูแลเซิร์ฟเวอร์และดาต้าเบสจำนวนหนึ่ง คอยจัดการเพิ่มหรือลดให้สอดคล้องกับปริมาณการใช้งาน บางครั้งก็ถูกขอให้เปิดใช้เพื่อเซ็ตข้อมูลตัวอย่างนำเสนอลูกค้า เมื่อเวลาผ่านไปดูเหมือนว่าใคร ๆ ก็แยกย้ายกันไปหมดแล้ว แต่ก็ไม่มีคำขอให้ปิด กลายเป็นยามที่ยังเฝ้าบ้านร้าง เพราะไม่มีคำสั่งเปลี่ยนแปลง การดูแลชุดข้อมูลเหล่านั้นสะสมเพิ่มจากหนึ่ง เป็นสอง สาม และอีกเรื่อย ๆ ตามวันเวลา ยังดีที่เป็นภาระที่ไม่หนักหนาเกินไป เมื่อยังคิดวิธีจัดการที่เหมาะสมไม่ได้ จึงปล่อยให้คาราคาซังอยู่อย่างนั้นไปก่อน

 
ที่ทำงานทุกแห่ง ล้วนแต่มีคำสั่งที่ผู้สั่งลืมไปแล้ว แต่ผู้ปฏิบัติไม่กล้าเปลี่ยนแปลง
 
งานวางระบบที่ผ่านมา เมื่อเริ่มต้นใช้โปรแกรมใหม่ จะเจอรายการของรายงานที่ลูกน้องต้องทำสรุปทุกสัปดาห์หรือทุกเดือนนำส่งให้หัวหน้า ตราบใดที่ไม่มีคำสั่งให้เลิกก็ต้องทำส่ง โดยไม่รู้ว่ายังใช้อยู่หรือไม่ได้ใช้ บางรายงานเป็นตำนาน ไม่รู้ว่าสืบทอดมาตั้งแต่เมื่อไหร่ หัวหน้าที่เคยใช้รายงานอาจเปลี่ยนไปทำอย่างอื่นแล้ว ลูกน้องคนเก่าเวลาส่งมอบงานให้คนใหม่ก็ไม่กล้าตัดออก หรือถ้าเป็นหัวหน้าใหม่อาจรับมรดกรายงานมาอย่างงง ๆ ไม่แน่ใจว่าเอายังไงดี
 
งานที่ไม่มีใครรู้ว่าไม่มีใครใช้ บางงานก็น่าสงสารคนรับผิดชอบ จะต้องเก็บตัวเลขมาจากหลายรายงานเอามาจัดกลุ่มหรือสรุปเพิ่มใช้เวลาหลายวัน กลายเป็นงานที่เสียเวลาและไร้ประโยชน์ แน่นอนว่าถ้าผู้เป็นหัวหน้ามองเห็นและเข้าใจก็สามารถสั่งการเปลี่ยนแปลงได้ง่าย
 
สำหรับคนเป็นลูกน้องที่รู้สึกว่างานบางชิ้นออกแรงมากเกินแล้วไม่แน่ใจว่ายังใช้ประโยชน์หรือเปล่า ผมคิดถึงทางเลือกจัดการกับปัญหานี้หลายวิธี
 
สื่อสารตรง ๆ
 
เป็นวิธีง่ายที่สุด ขึ้นอยู่ว่าหัวหน้าคุณเป็นคนอย่างไร หาจังหวะเวลาและบรรยากาศที่เหมาะสม เรื่องนี้เป็นเรื่องเล็กน้อยสำหรับหัวหน้า แต่เป็นเรื่องใหญ่ของเรา และคนที่ได้ประโยชน์คือตัวเรา งานที่รับผิดชอบจะเบาลง ลองเปิดด้วยทำนองว่า อยากปรับปรุงรายงานให้ดีขึ้น ให้ช่วยสอนว่าตัวเลขไหนเอาใช้ดูอะไร สุดท้ายอาจจะได้คำตอบว่า ไม่ได้ใช้ หรืออย่างน้อยก็ได้เรียนรู้ว่าหัวหน้าคิดอะไร เป็นการเสนอหน้าที่ได้ประโยชน์ต่อความก้าวหน้าในระยะยาวของคุณเอง
 
แกล้งส่งงานพลาด
 
เป็นวิธีแสบ ๆ ที่ผมใช้บางโอกาส สำหรับหัวหน้าที่ไม่มีเวลาหรือไม่เปิดโอกาสให้สื่อสาร ลองส่งงานที่เห็นว่าพลาดชัด ๆ แต่ดูเหมือนไม่เจตนา เช่น ส่งงานเก่าของงวดที่แล้ว หรือถ้าเป็นกระดาษก็อาจตกหล่นบางหน้าไป แล้วรอรับฟีดแบค ถ้าเงียบไม่ท้วงติงกลับมา ก็พอพิสูจน์อะไรได้บางอย่าง แต่อย่าเพิ่งด่วนตัดสิน เก็บข้อมูลจนแน่ใจ ระหว่างนั้นระวังความเสี่ยงผลสะท้อนกลับโดนตัดสินผลงาน(ชุ่ย)ซะก่อน
 
Activity Dashboard
 
สำหรับผู้ใช้บัญชีองค์กร Google Workspace แล้วแชร์ไฟล์ที่เป็น G-Suite เช่น Sheet, Doc, Slide ภายในโปรแกรมจะมี Activity Dashboard ที่สามารถตรวจสอบได้ว่าใครเปิดดูเมื่อไหร่หรือยังไม่ได้เปิดดูเลย ก็เป็นวิธีตรวจสอบง่าย ๆ ได้อีกวิธีหนึ่ง
 
กรณีที่เป็นไฟล์ประเภทอื่นเช่น รูปภาพ, pdf, xls สามารถเอา share link ไปย่อโดยใช้บริการ short url ของ bit.ly หรือ tinyurl.com ทำให้สามารถเข้าไปดูสถิติ ว่ามีใครคลิ๊กเข้าไปบ้าง ก็พอใช้อนุมานได้ว่าที่ส่งไปให้เปิดดูบ้างไหม

 

สามวิธีข้างบนทำได้แค่พิสูจน์ว่า งานที่เราทำยังมีใครใช้ประโยชน์อยู่หรือเปล่า แต่เมื่อรู้แล้วจะทำอย่างไรต่อไป ก็จะเป็นโจทย์ที่ท้าทายต่อไป
 
ทางเลือกอีกทางหนึ่งคือใช้คนนอกหรือทีมพัฒนาสะสาง เพราะคนที่เป็นหัวหน้าและลูกน้องมีหลายสไตล์ โปรแกรมของเราจึงมีทีมงานอยู่ 2 แบบ ที่เข้ามาช่วยแก้ปัญหา หากบอกได้ว่ารายงานนั้นเพื่ออะไร พูดง่าย ๆ ว่าเข้าใจความต้องการของหัวหน้าพอสมควร หรืออาจประสานให้สอบถามโดยตรงจนได้ความชัดเจน ก็จะใช้ทีมพัฒนาช่วยคิดและออกแบบ อาจจะได้ผลงานที่เกินคาด แต่ถ้าบอกแค่ว่าอยากได้รายงานหน้าตาอย่างเดิม เพราะเคยทำส่งอย่างนี้ โดยไม่สนใจอะไรเลย ก็จะใช้ทีมซัพพอร์ทที่ไม่เรื่องมาก มีความอดทนสูง ขอแค่ไหนก็ได้ไม่เกินนั้น
 
การลดภาระขั้นต่อไป ถ้าเป็นไปได้ หาทางสนับสนุนให้หัวหน้าเรียกรายงานเอง บางรายงานสามารถเรียกดูจากโปรแกรมได้โดยตรง และมีข้อได้เปรียบตรงที่ได้เห็นข้อมูลที่สดใหม่ล่าสุด นอกจากนี้ยังสามารถเลือกเงื่อนไข ขอบเขตเพื่อวิเคราะห์ได้ตามต้องการ เช่น เดือน ปี หรือ ย้อนหลังหลายปี แต่อย่าเพิ่งนึกถึงการสอนแบบครูกับลูกศิษย์ เพราะวิธีอย่างนั้นต้องอาศัยวาระที่พร้อมทั้งสองฝ่าย เมื่อคนเรียนพร้อมเรียนคนสอนต้องพร้อมสอน ซึ่งมีโอกาสเกิดขึ้นยาก ในโลกของสถานที่ทำงาน ผมคิดว่าการเปิดทางด้วยคู่มือที่ดูดี หรือทำคลิปวิดีโอเฉพาะขึ้นมา พร้อมกับท่าทีที่แสดงความพร้อมที่จะแนะนำเพิ่มเติมก็อาจช่วยให้แผนนี้สำเร็จ
 
ทุกองค์กรล้วนมีงานที่ไม่ต้องทำก็ได้ แต่ก็ทำเพราะเคยทำมาอย่างนั้น ถ้าคุณพบว่างานที่ทำ เป็นเหมือนเดิมมาปีแล้วปีเล่า ไม่มีฟีดแบค ไม่เคยเปลี่ยนแปลง เหมือนกับไม่มีใครรู้ว่าคุณยังทำตรงนี้อยู่ ลองหาให้เจอว่า งานที่ทำนี้จำเป็นหรือเป็นประโยชน์กับใคร อย่างไร หากพบว่าปลายทางคือความเวิ้งว้าง สักวันหนึ่งเมื่อเกิดความเปลี่ยนแปลง งานที่ไม่จำเป็นต้องทำ อาจหมายถึงคนที่ทำงานตรงนั้นก็ไม่จำเป็นต้องมีเช่นกัน