Asynchronous Job

คนบัญชี Work From Home ได้ไหม ? คำตอบคือ ได้ และ ไม่ได้
ปกติแล้วงานบัญชี จะใช้นาฬิกา 2 เรือน เรือนหนึ่งเดินตรงกับคนอื่น อีกเรือนหนึ่งเดินไม่ตรงกับคนอื่น

คนบัญชีใช้นาฬิกาที่เดินตรงกับคนอื่น เมื่องานต้องเข้าจังหวะกับคนอื่น ถ้าช้าหรือติดขัด ก็จะทำให้ขั้นตอนต่อไปต้องเสียเวลารอคอยไปด้วย เราเรียกว่า Synchronous Job เช่น งานตรวจสอบและอนุมัติ หรือจัดทำเอกสารเก็บเงินแจ้งหนี้
 
งานประเภทนี้ หากระบบ Workflow ไม่เอื้อต่อการทำงานแบบ Remote เช่น ไม่มีกลไกอนุมัติ ผ่านคอมพิวเตอร์ หรือ ไม่มีนโยบายใช้เอกสารอิเลคโทรนิก คนบัญชี ก็ยังต้องถูกยึดโยงอยู่กับออฟฟิศ ต่อไป
 
แต่ก็ยังงานอีกประเภทหนึ่งของคนบัญชี ที่ไม่ต้องเข้าจังหวะกับคนอื่น ใช้นาฬิกาที่เดินไม่ตรงกับคนอื่น เป็นงานที่มีรอบเวลาเฉพาะทางบัญชี เช่น งานตรวจและจัดเก็บเอกสาร งานสรุปปิดงวดทางบัญชี รวมไปถึง การยื่นภาษีตามรอบระยะเวลา เราเรียกว่า Asynchronous Job
 
Asynchronous Job สามารถใช้เวลาที่ยืดหยุ่น ขึ้นอยู่กับความสะดวกของเจ้าของงาน ดังนั้นหากต้องการเปลี่ยนเป็น Work From Home จึงเป็นงานที่มีโอกาสปรับเปลี่ยนได้มากที่สุด เหลือแต่เพียง ปรับเงื่อนไขอื่นๆ ให้สอดคล้อง

เงื่อนไขแรกที่สำคัญคือ ระบบบัญชีของคุณต้อง                                                                                                                                                                                   สามารถทำงานผ่าน Online จากข้างนอกได้ก่อน                                                                                                                                                                                    แล้วจึงค่อยพิจารณาเรื่องอื่นต่อไป

เงื่อนไขต่อไปคือ การจัดเก็บข้อมูลปฐมภูมิที่ใช้งาน เช่น                                                                                                                                                                        สำเนาเอกสารสำคัญ ได้เปลี่ยนจากการเก็บกระดาษ                                                                                                                                                                                  มาเป็นรูปแบบอิเล็คทรอนิคส์ ที่สามารถค้นหาและแชร์กันได้สะดวกกว่า

คนบัญชีหลายคน อาจเคยมีประสบการณ์เอางานกลับไปทำที่บ้าน ต้องหอบแฟ้มเอกสารที่หนาและหนักกลับไปด้วย บางที่ก็ถึงขนาดต้อง backup หรือ copy ข้อมูลและโปรแกรมใส่เครื่องคอมพิวเตอร์ไปด้วย หากมีโปรแกรมที่ online ได้ ก็จะช่วยแก้ปัญหานี้ ส่วนเรื่องแฟ้มเอกสาร เราสามารถใช้ Scanner App จากกล้องในโทรศัพท์มือถือแทนเครื่อง Scanner ของออฟฟิศ และใช้ประโยชน์จาก Google Drive สำหรับเก็บรูปภาพแทนแฟ้มแบบเดิม ทุกคนสามารถช่วยพากันก้าวข้ามยุคสมัย โดยการแปลงกระดาษให้เป็นไฟล์เก็บไว้ที่ส่วนกลาง และแชร์กันได้อย่างง่ายๆ (ดู ถ่ายรูปแล้วแนบเอกสาร โปรแกรมที่สามารถแนบรูปภาพไว้กับข้อมูลเอกสารได้ ก็จะยิ่งช่วยให้การตรวจสอบและค้นหาเอกสารได้สะดวกยิ่งขึ้นไปอีก)
 
สรุปว่า เริ่มจากพิจารณาปรับงาน Asynchronous ให้กลายเป็น Work From Home ก่อน ถึงแม้จะไม่สามารถปรับได้ทั้งหมด ก็จะช่วยลดสัดส่วนจำนวนวันที่ต้องเข้าทำงานออฟฟิศลงได้บ้าง
 
หลังจากนั้น ค่อยวางแผนปรับเปลี่ยนงาน Synchronous ให้กลายเป็น Asynchronous เพื่อปรับให้กลายเป็น Work From Home กันต่อไป เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับความพร้อมขององค์กร
 
ลองนึกถึงสมัยที่ต้องยืนต่อแถว เพื่อรอฝากถอนเงินในธนาคาร นี่คือตัวอย่างของงาน Synchronous เราต้องต่อแถวอยู่ในคิวเพื่อรอคอย ต่อมาธนาคารจึงเปลี่ยนเป็นแจกหมายเลขคิว โดยไม่ต้องต่อคิว ระหว่างที่ยังไม่ถึงหมายเลขของตัวเอง ก็สามารถนั่งรอ ไปเข้าห้องน้ำ หรือทำอย่างอื่นได้บ้าง แต่ก็ยังต้องถูกผูกติดกับสถานที่ ต้องรอคอยอยู่ในละแวกใกล้ๆ
 
ระบบคิวในยุคใหม่ ที่ใช้ในร้านอาหารหลายแห่ง ทำได้มากกว่านั้น เมื่อทุกคนมีอุปกรณ์สื่อสาร อย่างโทรศัพท์มือถือ สามารถจองคิวก่อนเดินทางไปถึง ระบบคิวสามารถแจกหมายเลขคิว แสดงสถานะ และแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึง ช่วยให้ผู้รอคอย วางแผนใช้เวลาที่เคยสูญเสียจากการรอคอย ทำอย่างอื่นไปก่อนได้

ความสามารถในการสื่อสารถึงกันแบบ Realtime จึงเงื่อนไขสำคัญของการเปลี่ยนงาน Synchronous ให้เป็น Asynchronous เมื่อทุกคนที่รับผิดชอบงานแต่ละขั้นตอน มีอุปกรณ์สื่อสารอย่างโทรศัพท์มือถือ ที่สามารถรับรู้ (Monitor) และแจ้งสถานะ (Notify) ถึงกันได้ตลอดเวลา ก็จะไม่มีใครต้องเสียเวลาอันมีค่าเพื่อรอคอยอีกต่อไป

ตัวอย่างของงานบัญชี สามารถใช้ประโยชน์จากการสื่อสารถึงกันได้ เช่น เมื่อมีการจัดทำเอกสาร จะมีข้อความแจ้งไปยังพนักงานขายที่รับผิดชอบทราบอัตโนมัติ ช่วยให้พนักงานขาย สามารถรับรู้ความคืบหน้า โดยไม่ต้องเสียเวลาทวงถาม
 
ลองนึกถึงขั้นตอนการทำงาน
- พนักงานขาย ทำใบยืนยันการขาย
- ฝ่ายสโตร์ จัดสินค้าแล้วทำใบเบิกสินค้า
- ฝ่ายบัญชี เปิดใบกำกับภาษี
 
พนักงานขายอยู่ข้างนอก online เพื่อทำใบยืนยันขาย มีข้อความแจ้งไปที่ฝ่ายสโตร์และบัญชีให้รับทราบ
ฝ่ายสโตร์อยู่ที่โกดัง จัดสินค้าแล้ว online ทำใบเบิกสินค้า มีข้อความแจ้งไปที่พนักงานขายและฝ่ายบัญชี
ฝ่ายบัญชีอยู่ออฟฟิศ (หรือ online จากบ้าน) เมื่อรับแจ้งจากใบเบิกสินค้า ก็สามารถเปิดใบกำกับภาษี มีข้อความแจ้งไปที่ฝ่ายจัดส่งและพนักงานขาย