About - Document Flow

ทำไม Document Flow จึงสำคัญ สำหรับองค์กรในอนาคต ที่ต้องการสนับสนุน Remote Working หรือ Work From Home
 
เพราะว่าพนักงานสามารถติดตามสถานะความคืบหน้า ว่าอยู่ในขั้นตอนใด ฝ่ายไหน โดยที่แต่ละฝ่ายไม่จำเป็นต้องคอยติดตามทวงถาม หรือเดินทางไปพบ หรือต้องอยู่ในสถานที่ทำงานเดียวกัน
 
ระบบที่แสดงความเชื่อมโยงของเอกสาร ช่วยให้ผู้ทำงานสามารถตรวจสอบความคืบหน้าโดยใช้ระบบแทนการทวงถามตามงาน ซึ่งอาจก่อให้เกิดการกระทบกระทั่ง ระหว่างหน่วยงานที่รับผิดชอบได้ง่าย ลดความสูญเสียเวลาและสมาธิในการทำงานของคนทำงานภายในฝ่าย

Flow Tracking           
ตัวอย่างภาพข้างบน เป็นมุมมองจากพนักงานขาย ข้อมูลเอกสารใบยืนยันขาย
 
 
เริ่มต้นจาก ลูกค้าแจ้งสั่งซื้อสินค้า มาที่สำนักงาน ฝ่ายขาย จึงทำ                                                                                                                                                                (1) ใบยืนยันขาย OF ที่อ้างถึง                                                                                                                                                                                                                  (2) ใบเสนอราคา QT พร้อมทั้งแนบภาพถ่ายสำเนาใบสั่งซื้อจากลูกค้าไว้ด้วย  หลังจากนั้น ฝ่ายจัดซื้อ พบว่าสินค้าไม่พอจัดส่ง จึงมีการเปิด                                                      (3) ใบสั่งซื้อ PO โดยอ้างถึงใบยืนยันขายนี้  ต่อจากนั้น ฝ่ายสโตร์ มีการบันทึก                                                                                                                                          (4) ใบเบิกสินค้า DL  เมื่อพร้อม ฝ่ายจัดส่ง จึงทำ                                                                                                                                                                                      (5) ใบส่งสินค้า FIV เพื่อเตรียมส่งสินค้า ขณะเดียวกัน ฝ่ายบัญชี ตรวจสอบรายละเอียดกับสำเนาใบสั่งซื้อ ก็ทำการเปิด                                                                                (6) ใบกำกับภาษี IV เหตุการณ์หลังจากนั้น จะเห็นว่า มีการสั่งซื้อซ้ำจากลูกค้า ฝ่ายขาย จึงเปิด                                                                                                                  (7) ใบยืนยันขาย OF ใบใหม่อีกครั้ง

สิ่งที่เกิดขึ้น สำหรับพนักงานขาย เมื่อลูกค้าสอบถามถึงความคืบหน้า เมื่อมีระบบที่รองรับกลไก Document Flow เขาสามารถค้นหาใบสั่งซื้อใบนั้น แล้วดูรายละเอียดจาก Flow Tracking แจ้งลูกค้าให้ทราบได้ทันที

Preparing Notification

สำหรับองค์กรที่ต้องการทำงานเชิงรุกยิ่งไปกว่านั้น สามารถสนับสนุนฝ่ายขาย โดยเปิดใช้ระบบ Notification เพื่อแจ้งเตือนขั้นตอนที่สำคัญ ให้พนักงานขายที่รับผิดชอบ
จากข้อความที่แจ้งเตือน พนักงานขายสามารถเข้าไปดูรายละเอียดของบิลที่เพิ่งเปิด เพื่อตรวจทานก่อน และอาจแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงความคืบหน้า โดยไม่ต้องรอให้ทวงถาม