Experience Count

หากต้องสัมภาษณ์คนมาร่วมทีมบัญชี ควรคาดหวังถึงอะไร

เมื่อถามถึงประสบการณ์การทำงานของเขา คนที่ทำบัญชีมา 10 ปี ควรมีประสบการณ์มากกว่าคนที่ทำบัญชีมา 4 เดือน

คุณ Jeep Kline กล่าวไว้ใน Cariber เรื่อง The Power of Grit and Growth Mindset

"ประสบการณ์ไม่ใช่จำนวนปีที่ทำเรื่องเดิมซ้ำ ๆ แต่เป็นจำนวนของการเรียนรู้เรื่องใหม่"

งานบัญชีที่ผ่านมาอาศัย Grit มากกว่า Growth

ธรรมชาติของงานบัญชีเป็นงานซ้ำ ๆ เหมือนเดิม ปีแล้วปีเล่า กลายเป็นคุณสมบัติสำคัญ ที่ต้องเป็นคนสม่ำเสมอทำงานซ้ำเดิมได้แม่นยำไม่ขาดตกบกพร่อง

ผมนับนิ้ว หนึ่ง สอง สาม สี่ จำนวนเดือนที่ทีมบัญชีทำงานรูปแบบใหม่ร่วมกัน ใบกำกับภาษีที่ผ่านมือนับหมื่นใบจากกิจการต่าง ๆ ในช่วงต้นเดือนจะมีเอกสารทะยอยส่งเข้ามา ทุกคนจะช่วยกัน กลายเป็นว่าทุกคนได้ผ่านงานของทุกกิจการ

คนที่นี่ต้องทำบัญชีเป็นทีม และพร้อมเรียนรู้เรื่องใหม่

เมื่อวานนี้ ในงานบันทึกภาษีซื้อของกิจการแห่งหนึ่ง พบใบกำกับภาษี ที่เลข 13 หลักของผู้ออกเอกสารไม่มีในฐานข้อมูลผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม อาจมีปัญหาใช้เครดิตภาษีซื้อไม่ได้ เคสนี้ทำให้ต้องปรับปรุงโปรแกรมเพิ่มเติม เพื่อรับมือได้ดีกว่าคราวนี้ นอกจากฟ้องเตือนแล้ว อำนวยความสะดวกให้ทีมบัญชีตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติมจากหน้าเว็บของกรมสรรพากร และกรมพัฒนาธุรกิจเพื่อเช็คข้อมูลได้ทันที

ไม่กี่วันก่อนหน้านั้นเจอใบกำกับภาษีขาย 2 ใบซ้ำเลขเดียวกัน จนไม่แน่ใจว่าใบไหนเป็นยอดที่ถูกต้อง อาจเกิดจากออกใบกำกับภาษีผิดแก้ไขพิมพ์ใหม่ ต้องสอบถามกลับไปต้นทาง

เดือนที่แล้วมีกรณีใบกำกับภาษีซื้อเก่าเกิน 6 เดือนเอามาเครดิตภาษี โชคดีที่ทีมบัญชีตรวจพบก่อน โปรแกรมต้องปรับปรุงตามหลัง ตรวจสอบอายุภาษีซื้อแล้วแจ้งเตือนให้ระวัง

จากตัวอย่างเคสข้างต้น ผมขอขยายความสิ่งที่สังเกตเห็น
 
ความหลากหลายของงานที่เข้ามา ทำให้ทีมบัญชีได้เจอเคสใหม่มากกว่า 10 ปีที่ดูแลลูกค้ารายเดิม ๆ นี่คือสถานการณ์ใหม่สำหรับทุกคน บางคนอาจรู้สึกท้าทาย บางคนยังรู้สึกมึนงงกับความเปลี่ยนแปลง
 
นอกจากคนแล้ว โปรแกรมคือส่วนหนึ่งของทีม เป็นผู้ช่วยที่สามารถทำงานซ้ำ ๆ ได้แม่นยำและรวดเร็ว แต่ยังไม่สามารถเรียนรู้ด้วยตัวเอง ต้องอาศัยคนช่วยสอน นำเคสที่เจอกลับมาปรับปรุง สะสมประสบการณ์เรียนรู้เรื่องใหม่จากทีม ข้อดีของโปรแกรมอยู่ที่ความแม่นยำ เมื่อทำเรื่องนั้นได้แล้วจะไม่หลงลืม ไม่ต้องสอนซ้ำอีก
 
สมัยก่อนคนทำบัญชีมักเคยชินกับโปรแกรมที่อยู่คู่กันมายาวนาน จึงปรับตัวเองทำได้เท่าที่ความสามารถของโปรแกรมมี
 
ภาพของงานบัญชียุคใหม่ เป็นการทำงานร่วมกันระหว่างคนกับโปรแกรม ภายใต้เงื่อนไขพิเศษที่ว่า ทีมโปรแกรมพร้อมที่จะปรับปรุงเพื่อแก้ปัญหาที่พบเจอตลอดทาง ความเร็วในการพัฒนาขึ้นอยู่กับจำนวนเคสที่สอนให้โปรแกรมทำได้ ในระยะยาวงานของคนจะกลายเป็นทำน้อยแต่ได้มาก
 
ยิ่งมีปริมาณงานมากขึ้น ทำให้มีเคสใหม่ ๆ ช่วยปรับปรุงโปรแกรมได้เร็วขึ้น ขณะเดียวกันก็ทำให้ทีมเริ่มมีปัญหาทำงานไม่ทัน วิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุดคือ หาคนมาเสริม
 
แต่.. ความยากอยู่ที่ควรเป็นคนแบบไหน จึงเข้ากันได้กับโปรแกรมที่ปรับปรุงตลอดเวลา
 
ผมย้อนกลับไปคิดถึงคำถามแรกสุด
 
หากต้องสัมภาษณ์คนมาร่วมทีมบัญชี ควรคาดหวังถึงอะไร