Accounting Report - beyond paper

ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ได้ผ่านการพัฒนากว่า 30 ปีมาแล้ว นับตั้งแต่มีคำว่า ERP ในปี 1990 หากพิจารณาจากคุณสมบัติ ที่เป็น core business เช่น ซื้อ, ขาย, จ่าย, รับ, สต็อค, ลูกหนี้ ฯลฯ ทุกวันนี้ โปรแกรมบัญชีทั้งหลาย ต่างก็มีคุณสมบัติทัดเทียมกันหมดแล้ว หากองค์กรของคุณไม่ได้ทำงานอะไรที่แปลกพิสดารกว่าผู้อื่น เลือกใช้โปรแกรมไหนก็ไม่ต่างกัน
 
ในวันที่มีลูกค้าไม่เกิน 100 ราย สินค้าไม่เกิน 100 รายการ ข้อมูลยังไม่มาก อาจไม่มีปัญหาในการดูแลกิจการละเอียดทั่วถึง
  
เมื่อใดกิจการมีลูกค้า 10,000 ราย หรือสินค้า 10,000 รายการ จะเล็กก็ไม่ใช่ จะใหญ่ก็ยังไม่เชิง จะต้องคิดแล้วว่า ถ้าเติบโตต่อไปจะทำอย่างไรจึงดูแลได้
  
ในตอนนี้เอง คุณค่าของโปรแกรมบัญชีตัดสินกันที่ เมื่อกิจการเติบโตขึ้น รู้ว่าต้องดูรายงานอย่างไร แล้วโปรแกรมนั้นทำได้หรือไม่ หรือยังต้องทำงานเหมือนเดิมๆ จนถึงวันที่รับมือไม่ไหว

Dump Data Report
เป็นรายงานพื้นฐาน ที่โปรแกรมไม่ต้องประมวลผลอะไรมาก ข้อมูลมีอะไร ก็แสดงออกมาตามนั้น ใช้สำหรับตรวจทาน (audit) ความถูกต้องของการ input ข้อมูล สมัยหนึ่งที่คนยังรู้สึกว่าระบบคอมพิวเตอร์ ยังไม่ใช่สิ่งที่วางใจจะเก็บรักษาข้อมูล เราจะเห็นการพิมพ์รายงานเป็นปึกหนาๆ เพื่อเอามาเก็บรักษาไว้
 
ความต้องการใช้งาน Dump Data Report เป็นดัชนีวัดความสำเร็จของการใช้ระบบ ERP ในองค์กร เพราะแนวคิดของ ERP คือการส่งต่อคุณค่าของข้อมูล (Value Chain) ด้วยการใช้ฐานข้อมูลร่วมกัน ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากขั้นตอนหนึ่ง จะต้องเอาไปใช้ต่อในขั้นตอนต่อไป ไม่มีการกักงานเป็นรอบๆ ไม่ต้องรอสรุปแล้วส่งมอบด้วยแฟ้มรายงานให้กัน เมื่อไม่ต้อง re-input ก็ไม่ต้องมีขั้นตอนตรวจทานความผิดพลาด ที่เกิดจากต่างฝ่ายต่างถือข้อมูลที่ตนเอง input
 
ผลจากการที่ข้อมูลต้นกำเนิดเดียว สามารถนำไปใช้ร่วมกัน มีผลให้ข้อมูลต้องผ่านการกลั่นกรอง โดยผู้ใช้หลากหลาย ซึ่งกลายเป็นการตรวจสอบความถูกต้อง (validation) โดยอัตโนมัติ
 
Summary Report
เป็นรายงานที่ใช้กันมากที่สุด สรุปสถานะทั่วๆ ไปของกิจการ ขึ้นอยู่กับแง่มุมที่ต้องการ โดยเลือกหรือกรองเอาข้อมูลบางแง่มุมมาสรุปเพื่อให้กระชับ ดูง่าย อาจต้องประมวลผลตาม business logic ขึ้นอยู่กับรูปแบบของรายงานนั้นๆ เช่น รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม, รายงานสินค้า บางรายงานอาจมีลักษณะก้ำกึ่งระหว่าง Dump Data Report และ Summary Report
 
Analytic Report
เป็นรายงานมีจุดมุ่งหมาย เพื่อใช้ชี้นำไปสู่การตัดสินใจ โดยเลือกหรือกรองเอาข้อมูลบางแง่บางมุม เช่นเดียวกับ Summary Report ข้อแตกต่างคือ "ชี้นำ" ดังนั้นรายงานประเภทนี้ จึงอาจใช้รูปแบบในการนำเสนอที่หลากหลาย เช่น กราฟ, ใช้ค่าดัชนีเป็น เปอร์เซนต์ เพื่อสื่อสารให้ผู้ดูรายงานเข้าใจ
 
รายงานบนกระดาษ
เมื่อพูดถึง "รายงาน" ภาพที่อยู่ในหัวของเรา จะนึกถึงตารางที่มีตัวเลขตัวเลข หรือรูปกราฟสวยงาม ที่พิมพ์มาบนกระดาษ
 
ข้อจำกัดของกระดาษ ทำให้เราไม่สามารถใช้ประโยชน์จาก แคบ-ลึก-ตื้น-กว้าง พร้อมกัน ต้องเลือกจัดรายงานให้เป็นเพียงแค่อย่างใดอย่างหนึ่ง บางครั้งก็กลายเป็นรายงานที่ ไม่แคบแต่ก็ไม่กว้าง ไม่ตื้นแต่ก็ไม่ลึก เสียเวลาทำรายงานออกแบบ แล้วไม่สามารถใช้ประโยชน์ได้เต็มที่สักทาง
 
การออกแบบรายงาน โดยผู้ออกแบบยังติดภาพจำของการใช้กระดาษ ทำให้รายงานไม่มีประสิทธิภาพ และบางครั้งเทอะทะ เพราะต้องแถมข้อมูลส่วนเกิน ด้วยเหตุผลว่าเผื่อไว้ก่อน
 

รายงานบนจอ
 รายงานที่แสดงอยู่บนจอ แตกต่างจากกระดาษ ตรงที่สามารถรับคำสั่งจากผู้ที่ดูรายงานได้
 
สั่งให้เปลี่ยนการเรียงลำดับในตารางได้ อยากดูมากไปน้อย หรือน้อยไปมาก
 
สั่งให้กรอง เพื่อดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้
 
สั่งให้เพิ่มหรือลดคอลัมน์ ที่ต้องการได้

นอกจากนี้ยังได้ความสดใหม่ของข้อมูล หากรายงานนั้นดึงข้อมูลจาก database โดยตรง
  
ยังมีอื่นๆ อีกมากมาย ที่การดูรายงานบนกระดาษ ไม่สามารถทำได้
 
แนวคิดของรายงานยุคต่อไป เมื่อผู้ใช้ไม่ได้ยึดติดเพื่อให้อยู่บนกระดาษ การออกแบบรายงานไม่จำเป็นต้องเป็นรายงานชิ้นเดี่ยวๆ อย่างเดิม รายงานบนจอสามารถออกแบบให้เชื่อมโยงกันไปมา ด้วย Hyperlink ทำให้สามารถเปลี่ยนมุมมองระหว่าง Analytic, Summary และ Dump Data เหมือนกับการท่อง web page ได้ เปลี่ยนจาก Read Report เป็น Explore Data
 
 
 
ตัวอย่างเช่น เราเริ่มต้นจาก "รายงานสรุปยอดขายรายเดือน" แสดงยอดขายรวม ของแต่ละเดือน
 
Summary Sales by Month
Jan 2020 | 500,000
Feb 2020 | 400,000
Mar 2020 | 80,000
 
เมื่อ zoom-in จากยอดขายของเดือนใดๆ ก็จะเป็นการเปิดดูรายงานชั้นที่สอง "ยอดขายแยกตามลูกค้าในเดือนนั้น"
 
Sales by customer -> [Mar 2020]
ABC | 30,000
X Trader | 5,000
The Best | 10,000
Thai Tech | 35,000
 
และเมื่อ zoom-in จากยอดลูกค้ารายใดๆ ก็จะเป็นรายงานชั้นที่สาม "สินค้าที่ขายให้ลูกค้ารายนั้น" เป็นต้น
 
Products Sale -> [Mar 2020] -> [X Trader]
AAA Tool | 3 pcs | 1,500
X Box | 5 box | 3,500
 
รายงานแบบนี้เป็นวิธีคิดใหม่ ที่มองว่ารายงานเรื่องใดๆ ไม่จำเป็นต้องเป็นรายงานเดี่ยวแบบเดิม แต่เป็นรายงานหลายๆ ชิ้นเอามาร้อยเรียงให้กลายเป็นเรื่องราวต่อเนื่องกันได้