Automated Bookkeeping

การลงบัญชีอัตโนมัติ ของสำนักงานบัญชี
 
ขึ้นเดือนใหม่ สัปดาห์แรกของทุกเดือนลูกค้าทะยอยส่งเอกสารเข้ามา เป็นช่วงเวลาชุลมุนของคนที่นี่ จะต้องคัดแยกเอกสาร เร่งบันทึกภาษีขายและภาษีซื้อให้เสร็จทันรอบยื่นในแต่ละเดือน รอบเล็กและรอบใหญ่ เมื่อเฝ้าดูการทำงานของพวกเขา จะสังเกตได้ว่างานที่รับผิดชอบจะแยกตามกำหนดเวลาหรือเดดไลน์ตามปฏิทินภาษี การสรุปยอดภาษีซื้อและขายเพื่อนำยื่น เป็นงานรอบเล็กที่ต้องทำให้เสร็จทันเวลาทุกเดือน
 
สำนักงานบัญชีแห่งนี้ ทำงานโดยใช้โปรแกรมแยกกัน 2 ระบบ นั่นหมายความว่า การออกแบบกระบวนการคัดแยก และจัดเก็บเอกสารก็ดำเนินไปตามนั้นด้วย ซึ่งแตกต่างจากทำงานด้วยระบบเดี่ยวที่เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ข้อดีและข้อเสียของวิธีการที่แตกต่างกัน เป็นเรื่องที่อภิปรายไม่รู้จบ ผมขอละเอาไว้ก่อน จนกว่าจะมีประสบการณ์มากกว่านี้
งานภาษีมูลค่าเพิ่มใช้โปรแกรมที่ออกแบบมาเฉพาะ เน้นความรวดเร็ว คีย์ข้อมูลเท่าที่จำเป็น เพื่อสรุปเป็นรายงานภาษีซื้อและภาษีขาย โดยยังไม่ต้องสนใจเรื่องการลงบัญชี
เมื่อเสร็จงานภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว จึงเก็บงานรอบใหญ่ ใช้โปรแกรมบัญชีแยกประเภท บันทึกลงบัญชีเพื่อปิดงบ ไม่ถึงกับเร่งมากทำไปเรื่อยๆ อย่าปล่อยสะสมจนเป็นดินพอกหางหมู จะได้ไม่เหนื่อยตอนหลัง กว่าจะใช้จริงจังก็ตอนสิ้นรอบบัญชีเพื่อสรุปปิดงบ
 
การแยกงานภาษีมูลค่าเพิ่มออกจากงานลงบัญชีชัดเจน ทำให้มีจังหวะเน้นและผ่อน สอดคล้องกับความต้องการผลลัพธ์ได้ดี
 
การบันทึกเพื่อทำรายงานภาษีและสรุปยอดเพื่อยื่น ไม่จำเป็นต้องคีย์บิลทั้งใบ ต้องการเพียงข้อมูลไม่กี่จุดในใบกำกับภาษี การออกแบบการคีย์ให้กระชับช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มความเร็วได้ ผมคิดว่าโปรแกรมเดิมออกแบบมาถูกทางแล้ว ระบบใหม่ของเราไม่มีอะไรจะเสริมมากนัก เพียงแค่เพิ่มอำนวยความสะดวกให้ใส่เลขผู้เสียภาษีแทนการสะกดชื่อ แล้วโปรแกรมจะดึงข้อมูลชื่อผู้ประกอบการจากฐานข้อมูลกรมสรรพากรมาใส่ให้ ช่วยให้ไม่ต้องคีย์ชื่อเอง
 

จุดเปลี่ยนที่สำคัญของระบบใหม่ หากทำได้จะช่วยลดงานไปได้มาก คือการออกแบบให้ลงบัญชีอัตโนมัติจากรายงานภาษีซื้อ-ขาย ซึ่งเป็นทรานส์แอคชั่นจำนวนมากสุดของกิจการ

ความท้าทายอยู่ที่ข้อมูลรายงานภาษี มีรายละเอียดค่อนข้างจำกัด อาจไม่เพียงพอสำหรับใช้ลงบัญชีทุกกรณี เช่น กิจการที่มีการขายทั้งเงินสดและเครดิต รายงานภาษีขาย ไม่ได้บอกตรง ๆ ว่าเป็นการขายเงื่อนไขไหน จะต้องอาศัยการตีความจากบริบทแวดล้อมแทน อาจดูจากเลขที่ใบกำกับภาษีที่มีรูปแบบไม่เหมือนกัน หรือเรียนรู้จากประวัติการขายเดือนก่อน ๆ ลูกค้ารายไหนเคยขายเงินสด รายไหนที่เคยขายเครดิต ถ้าเราไม่คาดหวังว่าการลงบัญชีอัตโนมัตินี้ จะสมบูรณ์ 100% ในแง่การตัดสินใจว่าจะบันทึกแยกประเภทได้ถูกต้อง สามารถใช้หลักการเทรายการไปที่กลุ่มเหมือน ๆ กันส่วนใหญ่ เช่น หากกิจการมีการขายเงินสดมากกว่าเครดิต ก็ลงบัญชีอัตโนมัติให้เป็นเงินสดทั้งหมด แล้วค่อยมารีวิวแก้ไขการลงบัญชีส่วนน้อย ก็ถือว่าช่วยลดงานไปได้ระดับหนึ่ง

ฟังก์ชั่นของคนในสำนักงานก็เป็นอีกประเด็นหนึ่ง สำหรับกิจการขนาดเล็ก คนเดียวควบหน้าที่เป็นทั้ง Bookkeeper และ Accountant จนไม่ชินกับการที่ต้องตรวจงานที่ไม่ได้ลงบัญชีเอง ชอบรับผิดชอบงานมือเดียวมากกว่า สำหรับผมการเปลี่ยนความเคยชิน ยากกว่าการแก้โปรแกรม

ควรใช้ AI มาช่วยลงบัญชีอัตโนมัติได้ไหม ? หากหมายถึงโยนข้อมูลเข้าไปแล้วให้ AI หาทางเรียนเอาเอง ผมคิดว่าไม่คุ้ม และอาจเป็นไปไม่ได้ แต่ถ้าเป็นการออกแบบโปรแกรมให้สามารถสร้าง rule สำหรับการลงบัญชีของแต่ละกิจการที่แตกต่างกัน น่าจะมีโอกาสทำได้มากกว่า

ทุกวันนี้งาน Bookkeeping ของสำนักงานบัญชี ในช่วงเวลาใกล้ปิดงบ จะมีปัญหาขาดแคลนคนลงบัญชี แต่ขณะเดียวกันก็ไม่สามารถเผื่อพนักงานประจำเอาไว้เกินกว่าปริมาณงานในช่วงเวลาปกติ

ในอนาคตกลไกการลงบัญชีอัตโนมัติ น่าจะช่วยลดพึ่งพิงการใช้คนทำงานส่วนนี้ลงได้ หรืออีกนัยหนึ่งสำนักงานบัญชีสามารถเพิ่มขีดความสามารถรับงาน ด้วยจำนวนคนเท่าเดิม


Sep. 2022 / Sathit J