Accounting firm's challenge

"เป็นไปได้หรือไม่ หากสำนักงานบัญชีดูแลลูกค้าได้เพิ่มขึ้น 10 เท่าโดยไม่ต้องเพิ่มคน"
 
โจทย์สั้นๆ วันนี้ง่ายมาก เอ่อ.. หมายถึงตัวคำถาม แต่การหาทางตอบนั้นตรงข้าม "ทำงานตรวจบัญชีให้เร็วกว่าเดิม 10X" เป็นหนึ่งในกลยุทธสำคัญ ที่จะทำให้ความท้าทายของสำนักงานบัญชีข้างต้น มีโอกาสบรรลุเป้าหมาย
 
ผมยังไม่อยากตอบว่า "เป็นไปได้" แต่จะเล่าไอเดียจากมุมมองของคนทำโปรแกรม
 
งานของสำนักงานบัญชีแบ่งเป็นสองแบบ งานที่มีเส้นตายทุกเดือน ได้แก่การสรุปภาษีหัก ณ จ่าย และภาษีมูลค่าเพิ่ม กับงานที่มีเวลาทำไปเรื่อยๆ ได้ คือ งบกลางปี และงบสิ้นปี
จุดโฟกัสที่หากปรับปรุงแล้วจะมีผลเปลี่ยนแปลงมากที่สุด น่าจะเป็นงานที่ต้องทำทุกเดือน

เมื่อส่องเข้าไปดูถึงรายละเอียดระดับ transaction จะพบว่า กิจการส่วนใหญ่มักจะมีรายการขายมากกว่าซื้อ และซื้อมากกว่ารายการหัก​ ณ ที่จ่าย
 


 
แต่หากดูในแง่ของความยากในการตรวจสอบ โอกาสเกิดความผิดพลาดจะอยู่ที่ใบกำกับภาษีซื้อมากกว่า
 


 
งานสรุปภาษีขายจึงขึ้นอยู่ที่การหาทางเอารายการขายที่มีปริมาณมากเข้าสู่ระบบ ทุกวันนี้หลายแห่งแก้ปัญหาโดยใช้โปรแกรมบัญชีเหมือนกับลูกค้า ทำให้สามารถโอนถ่ายข้อมูลมาใช้ได้เลยโดยไม่ต้องเสียเวลาป้อนข้อมูลใหม่
 


 
จะดียิ่งขึ้นหากระบบที่สำนักงานบัญชีใช้ สามารถโอนถ่ายจากโปรแกรมอื่นได้หลากหลาย ก็จะช่วยประหยัดเวลา โดยไม่ติดข้อจำกัดว่าต้องใช้โปรแกรมเหมือนกับลูกค้า
 


 
ข้อมูลขายของกิจการส่วนใหญ่ไม่ค่อยผิดพลาด การตรวจรายการภาษีขายมีอยู่ไม่กี่จุดที่ควรระวัง หากสามารถตรวจสอบเบื้องต้นและแยกจุดที่ผิดปกติออกมาได้ก่อน ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เช่น ตรวจใบกำกับภาษีที่ตกหล่น เลขต้องเรียงกันมาครบทุกใบ เป็นไปได้ที่ลูกค้ารวบรวมใบกำกับภาษีไม่ครบ หรือข้อมูลในระบบของลูกค้าถูกลบหายไป อีกจุดหนึ่งคือใบกำกับภาษีที่ใช้เลขซ้ำกัน
 


 
การตรวจใบกำกับภาษีซื้อยุ่งยากกว่า เพราะมาจากต้นทางที่หลากหลาย ต้องพิจารณารายการที่ขอคืนไม่ได้ ระวังใบกำกับภาษีปลอม และตรวจสอบการคำนวณภาษีและปัดเศษ
 


 
การคัดใบกำกับภาษีแยกระหว่างคู่ค้าประจำ กับคู่ค้าที่ไม่เคยมีประวัติซื้อขายกันมาก่อน ช่วยลดปริมาณเอกสารที่ต้องตรวจสอบได้
 


 
การตรวจใบกำกับภาษีปลอม ทำได้โดยออกแบบโปรแกรมเชื่อมต่อกับ API ของกรมสรรพากรเช็คเลขผู้เสียภาษีให้อัตโนมัติ
 


 
ตามกฏหมายใบกำกับภาษีซื้อสามารถขอคืนไม่ตรงเดือนได้ไม่เกิน 6 เดือน ทำให้มีโอกาสเอาใบกำกับภาษีใบเดิมมาเบิกเงินสดย่อย แล้วยื่นขอคืนซ้ำซ้อน เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ยุ่งยากเกินกว่าที่จะใช้คนไปแล้ว ต้องอาศัยการออกแบบโปรแกรมให้ตรวจจับข้อผิดพลาดตรงนี้
 


 
งานสำนักงานบัญชียังมีอีกหลากหลาย หากสรุปเป็นแนวทาง หลักใหญ่จะอยู่ที่หาทางเปลี่ยนงานที่ใช้คนทำซ้ำซากให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติ สอนให้คอมพิวเตอร์ทำแทน กับให้คอมพิวเตอร์ตรวจแทน เพราะทำได้เร็วกว่า อย่างน้อยก็ช่วยคัดแยกรายการที่น่าสงสัยออกมา เพื่อลดปริมาณงานตรวจของคน ในอนาคตอันใกล้ หากเทคโนโลยี OCR สามารถอ่านข้อมูลได้แม่นยำมากขึ้น การสอนคอมพิวเตอร์ให้อ่านใบกำกับภาษีคู่ค้ามาช่วยลงบัญชีก็เป็นไปได้ หรือให้ดีกว่านั้นการรับ E-Tax Invoice ที่เป็นดิจิตัลก็อาจทำให้ความแม่นยำในการลงบัญชีเพิ่มขึ้นมาก พึ่งพิงคนคีย์ข้อมูลน้อยลง อย่าลืมว่างานที่ต้องใช้คนมีโอกาสผิดพลาดจากคนเกิดขึ้นได้เสมอ
 


 
ภาพของสำนักงานบัญชีรุ่นใหม่ในความคิดของผม ควรมีโปรแกรมที่ออกแบบมาตรงกับวิธีการทำงานในสไตล์สำนักงานบัญชีที่ไม่เหมือนภาคธุรกิจ ให้คนทำบัญชีได้ทำงานร่วมกับเทคโนโลยีอัตโนมัติมากขึ้น แล้วเพิ่มคุณค่าตัวเองด้วยความรู้ประสบการณ์ที่มี ให้คำปรึกษาวิเคราะห์สถานะกิจการและวางแผนภาษี เมื่อถึงตอนนั้นเพิ่ม 10 เท่าก็น้อยเกินไป
 


 
July 2022 / Sathit J.