Google Sheets as Rapid Database

หากคุณรับผิดชอบสรุปตัวเลข จะสะดวกกว่าไหม หากทำตารางคำนวณ (spreadsheet) เอาขึ้นไว้บนคลาวด์ แล้วแชร์ให้คนอื่น เมื่อใดที่แก้ไขปรับปรุง ทุกคนก็ได้เห็นตัวเลขล่าสุดนั้นทันที ไม่ต้องส่งไฟล์อัพเดทแจ้งทุกคนใหม่ทุกครั้ง
 
เมื่อเกือบสิบปีที่แล้ว Google Sheets ยังไม่เก่งเท่าทุกวันนี้ แต่หัวหน้าทีมของเราเห็นว่า ศักยภาพการแชร์ใช้บนคลาวด์ทำให้คนหลายคนเห็นข้อมูลตรงกัน และสามารถเข้าไปปรับปรุงข้อมูลส่วนที่ตัวเองรับผิดชอบ ไม่ต้องก๊อปปี้ไฟล์ไปมา จะช่วยปลดล็อคข้อจำกัดและความซับซ้อนของการทำงานร่วมกันได้มาก
 
องค์กรที่มีหลายแผนกต่างคนต่างก็เก็บข้อมูลในไฟล์ ผลที่เกิดขึ้น ไฟล์กลายเป็นเวอร์ชั่นของตัวเอง พอต้นทางอัพเดทหลายรอบ อาจใช้ข้อมูลที่ทันสมัยไม่เท่ากัน เมื่อประชุมร่วมกัน ค่าตัวเลขต่าง ๆ ที่เอามานำเสนอก็เลยไม่ตรงกัน ทำไมกราฟยอดขายของบัญชี ไม่ตรงกับยอดขายของการตลาด หากการวิเคราะห์เกิดขัดแย้งกัน ก็ไม่สามารถตัดสินได้ ว่าตัวเลขของใครแม่นยำกว่า
 
งานแรก ๆ ของการวางระบบให้องค์กรเหล่านั้น จึงต้องเริ่มจากสลายไซโล ยกเลิกไม่ให้ใช้โปรแกรม spread sheet ที่เก็บไฟล์ไว้ในเครื่องตัวเอง เลิกก๊อปปี้ไฟล์ไปวางในไดรฟ์ส่วนกลาง หรือส่งผ่านอีเมล จัดอบรมให้คนในองค์กรใช้ Google Sheets และเข้าใจหลักการแชร์ในระดับต่าง ๆ เคลียร์ความซ้ำซ้อนของข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน
 
เมื่อผมออกแบบโปรแกรม ความสามารถในการติดต่อกับ Google Sheets จึงเป็นฟีเจอร์ลำดับแรก ๆ ที่จำเป็นต้องมี เพราะทำให้ทีมวางระบบสามารถออกแบบโดยมีทางเลือกที่ยืดหยุ่นได้หลายระดับ
 

อาคารสำนักงาน แต่ละพื้นที่เช่ามีมิเตอร์ไฟฟ้า ทุกเดือนบันทึกเลขมิเตอร์ทั้งหมดไว้ใช้ Google Sheets เพื่อคำนวณหน่วยค่าไฟ เมื่อได้ตัวเลขแล้วค่อยเอารายการของมิเตอร์เหล่านั้นไป merge รวมเป็นรายการ ในใบแจ้งหนี้ค่าเช่าของโปรแกรม
 
โรงงานกล่องกระดาษแห่งหนึ่ง มีสูตรคำนวณวัตถุดิบที่ใช้สำหรับการผลิตกล่องตามแบบที่ลูกค้าสั่ง เพื่อประเมินต้นทุนและเสนอราคา แทนที่จะต้องจ้างเขียนโปรแกรมถอดแบบกล่องกระดาษ ทีมวางระบบสามารถขึ้นงานโดยใช้ Google Sheets คำนวณจนได้รายละเอียดที่ต้องการ แล้วให้โปรแกรมดึงข้อมูลนั้นมาเป็นใบเสนอราคา เข้าสู่กระบวนการ ERP มาตรฐานต่อไป
 
บริษัทแห่งหนึ่ง มีสินค้ากว่า 5 หมื่นรายการ แบ่งเป็นแบรนด์ต่าง ๆ มี Product Manager หลายคนดูแล ต่างมีไฟล์ส่วนตัวใช้วิธีการคำนวณตั้งราคาไม่เหมือนกัน ทีมวางระบบเริ่มจากย้ายงานมาเป็น Google Sheets กลายเป็นระบบ Price List ที่อยู่บนคลาวด์ ที่ผู้จัดการสินค้ายังคงสามารถปรับตั้งราคาได้ตามเงื่อนไขที่ต้องการ แล้วโปรแกรมดึงราคาเหล่านั้นมาใช้สำหรับงานเสนอราคา และรับออเดอร์ในระบบ ERP
 
ผู้บริหารบริษัทแห่งหนึ่ง ต้องการให้ผู้จัดการส่งรายงานสรุปยอดขายของทุกสาขาทุกวัน ทีมวางระบบจึงออกแบบรายงานยอดขายของสาขาจากโปรแกรมส่งข้อมูลออกไปไว้ใน Google Sheets แล้วใช้ Data Studio ดึงข้อมูลมาสรุปเป็น Dashboard สำหรับผู้บริหาร ไม่ต้องมีใครเสียเวลาทำรายงานสรุปนี้

 
ใครรู้จัก AppSheet บ้าง Google เพิ่งผนวกเข้ามาเมื่อปี 2020 มีความสามารถใช้ Google Sheets เป็นฐานข้อมูล เปิดโอกาสของการประยุกต์ใช้งานที่หลากหลายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด กลายเป็นทางเลือกของการพัฒนาระบบที่เปิดกว้าง
 
ฐานข้อมูลที่ใช้ทำงานมีอยู่สองประเภท ข้อมูลที่มีขอบเขตจำกัด อัตราการสะสมเพิ่มจะต่ำเมื่อเวลาผ่านไป เช่น ข้อมูลสินค้า หรือลูกค้า จัดเป็นประเภท Master Data กับอีกประเภทหนึ่ง ที่สะสมเพิ่มไปเรื่อย ๆ ตามเวลา เช่น ข้อมูลซื้อ ขาย คือ Transaction Data
 
Google Sheets มีข้อจำกัดที่ขนาดความจุ จึงไม่ควรออกแบบใช้เก็บ Transaction Data เพราะไม่สามารถบริหารจัดการได้ในระยะยาว แต่ก็มีข้อได้เปรียบในเรื่องการเริ่มต้นได้ง่ายและเร็ว
 
บางครั้งเมื่อต้องการระบบที่ใช้งานด่วน ผู้วางระบบสามารถเลือกให้โปรแกรมใช้รายการสินค้าที่อยู่ใน Sheet มาเปิดบิล สามารถเปิดระบบขายที่ยืมข้อมูลสินค้ามาจากซัพพลายเออร์ หรือในทางกลับกันกิจการที่มีเครือข่ายก็สามารถให้ยืมรายการสินค้าจากส่วนกลาง กลายข้อมูลที่แชร์โดยไม่ต้องผ่านดาต้าเบสหลัก
 
ความยืดหยุ่นในการสร้างสูตรคำนวณได้สะดวกรวดเร็ว จึงเหมาะกับการขึ้นระบบต้นแบบที่ยังไม่นิ่ง สามารถทดลองใช้ไปแก้ไปจนกว่าจะลงตัวได้ความชัดเจน เมื่อได้สเปคงานที่ใช้ได้แล้วจึงค่อยพิจารณาว่าจะให้พัฒนาเป็นโปรแกรมส่วนเพิ่มในระยะยาวหรือไม่
 
ทุกวันนี้โปรแกรม ERP มีเพียงงานในส่วนบัญชีภาษีที่ไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง เพราะมีกฏหมายเป็นกรอบปฏิบัติ ระบบงานส่วนอื่นต้องการความยืดหยุ่นและเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว กลายเป็นความท้าทายของการออกแบบโปรแกรม ด้านหนึ่งทำให้ส่วนที่ไม่เปลี่ยนแปลงมีความชัดเจน ขณะเดียวกันก็ต้องคำนึงถึงความยืดหยุ่น ออกแบบให้อยู่ร่วมกับส่วนขยายโดยไม่ต้องรื้อแก้โปรแกรม เปิดโอกาสให้ทีมวางระบบสามารถออกแบบและพัฒนางานโดยไม่ต้องพึ่งการเขียนโค้ดในโปรแกรม แนวคิดของการใช้ Google Sheets ผสมผสานกับดาต้าเบสหลัก อาจเป็นทางเลือกในอนาคต